二零一七第三课,外贸业务员如何提高工作效率?

问:哥,我是一个刚刚大学毕业的外贸新人,现在进入了一家10个人规模的小型外贸公司做外贸销售业务员,因为公司每个业务员都是独立核算业务,所以公司也没有人带我,老业务员都是各忙各的,现在的我每天一早就打开电脑,除了进入阿里巴巴英文站处理一些询盘就感觉无所事事了,最近公司的阿里询盘量不多,订单成交更是遥遥无期,我业务做的越来越没信心,最近我感觉非常困惑,感觉同事关系也很冷漠。我真的很想知道其他业务员是如何有效的安排每天的工作时间的,更希望知道一个成熟的业务员是如何提升工作效率的。

答:作为一个进入职场的外贸人,首先你应该有一个正确的工作态度。一个外贸业务员的成熟和成功更多靠着自己的历练,自我的学习,最终才可以真正成长和成功,所以你更应该具备工作的独立性。就像你现在正在经历着的外贸业务员,本质上就是一个一个“小公司”,跟公司会有独立的业务核算和利润分成,这在小型外贸公司来说是最普遍的做法,基于这样的公司管理模式,老业务员自然不会有特别大的热情来帮带外贸新人,所以你首先要调整好自己的职业心态,更不应该抱怨同事的冷漠。记得一点,只要你用心并且付出努力,你完全可以通过自我学习和历练完成自我成长。

接着上面的话题,在这里也给外贸公司老板一个建议:外贸公司应该提供业务员培训成长的平台和空间,因为未经培训的业务员是一个公司最大的成本。

我之所以选择这个问题来展开探讨,是因为这个问题非常有代表性,对于外贸业务员(特别是外贸新人)缺乏完善持续的业务培训,这一直是小型外贸公司的痛病和短板。而一个外贸业务员从入职熟悉业务最终到真正成熟和成功其实需要非常长的历练和学习,除了业务员本身的自我学习,外贸公司应该从公司层面给以业务员持续的业务培训。

但现实的状态是目前外贸类培训市场价格比较高,中小外贸公司的经营者知识层次参差不齐,最终导致了外贸业务员的业务培训的缺失。像一些非常成熟的外贸销售团队公司,对于业务员的外贸培训是很系统的,一般来说是这样操作:

首先会有一个老业务员帮带新业务员,公司在业绩激励上给以制度保障,因为老业务员帮带新业务员出来的业绩,老业务员可以享受一定的利润分享,这样老业务员就有一定的动力和激励帮带新业务员,同时公司业务团队每天都会有例行的晨会,通过业务员自我分享和业务经理引导的方式解决日常业务销售过程的问题,总结分享经验,解决业务的困境等。

作为一个外贸企业,老板及管理层,定期给公司的业务员分享外贸销售经验,也邀请一些优秀行业朋友企业家来公司进行分享演讲,并且可控的参与一些组织的外贸电商分享会,对于外贸业务员的培训投入是一笔划算的投资和投入,对于业务员的外贸培训要一直坚持这样的一个理念,“未经培训的业务员是一个公司最大的成本”。

言归正传,还是回到Tabitha的提问,外贸业务员如何有效率的度过一天的工作日:

1、每天保持一个饱满积极的销售心态和情绪

其实做销售无论是外贸还是内贸,一个业务员的销售情绪和心态非常重要,因为在日常的销售实践中一个外贸业务员更多时间内是在经历漫长的等待和经历着流单的挫折,在每天收到的询盘中你真正成交的业务定单其实是非常小的比例,比如说30个询盘你也就接到一个两个像样的实单,也就是说你大部分的时间都是在面对挫折,而且外贸业务员经常会陷入销售的逆境期,在这个时期你感觉已经非常努力和用心了,但是客户就是不打钱不下单,所以一个外贸业务员的销售心态非常关键,所以我的建议是每天早上忘掉昨天负面的销售情绪,多想想开心的事情,保持一个积极的销售心态非常重要,还有对于外贸销售员我建议大家保持阅读纸质书的习惯,外贸新人可以阅读一些销售类的书籍,遇到销售逆境和挫折懂得调节自己的心态和情绪,记住,好的销售员每天是从一个积极饱满的销售心态开始,好的心态和情绪首先就意味着高效率!

2、外贸业务员的自我学习能力

对于一个外贸业务员来说,持续的学习能力是首要素质,每天早上进入公司的一件事情你可以通过互联网进行学习,比如你可以浏览一些外贸电商的帖子,电商培训的小视频等,如果你做跨境电商可以浏览一下电商媒体的资讯,学习的时间不需要很长,一般保持20分钟内,但是一定要每天保持一种学习的习惯,类似于每天的洗脸刷牙,通过这样的浏览资讯学习,你可以了解外贸电商行业动态,外贸规则条款,汇率价格走势等交易核心,如果你可以保持习惯并且持之以恒,最终会有很大的收获。

3、如何高效率的处理外贸邮件

邮件是我们每个外贸业务员跟客户沟通的主要方式,在这里我先分享一下我是如何高效率的处理一天的工作邮件的,首先我要分享的处理邮件的方法是“坚持看完每封邮件再去处理各个事项,而不是看一封邮件处理一个事情”。

之所以要坚持看完当天的所有的邮件再去一 一处理事项的理由是这样的:比如我每天会收到30到40封邮件,每个邮件的工作内容都会有轻重缓急,而且很多工作邮件的处理是需求其他部门的协助配合的,新业务员就经常犯过这样的错误,一天就火急火燎的处理一个邮件结果一整天还没处理好,做事情没有计划性,没有统筹性,这样的工作效率就非常低下。

我的邮件处理做法是这样的,坚持看完所有邮件并且根据事情的重要性列出清单,清单的列表我这样的分,一般分为:“重要紧急邮件,重要不紧急,紧急而不重要,不紧急也不重要”。因为有些工作内容是需要其他部门配合才可以完成的工作,所以邮件的工作性质又分自己独立处理和部门协调配合处理2个方式,看完所有的邮件后我就会做这样一个事情,就是给所有的邮件客户回一封回复信“邮件已读,您的事情会很快处理”这样处理邮件的方式首先是一种礼仪和礼貌,并且保证邮件回复的及时性,这样客户的心里就会非常舒服,也体现了我们对于客户非常重视,并且给自己留了足够的处理时间,因为客户的很多邮件工作内容都是需要处理时间的,比如说做合同等你做好合同再回客户往往需要很长时间,这样邮件的及时性就显得非常差,也客户也会感觉你不够重视他的邮件。

给客户统一发邮件“邮件已经收到,我会尽快回复”后我们就根据邮件的列表根据邮件内容的轻重缓急一一处理,处理完一个邮件事项就在列表划掉一个事项一直到完成处理完毕一天的邮件回复,这样邮件处理的效果就会非常高效。请记得一点:计划性和统筹性是最高效率的工作方式!

4、外贸邮件效率提高的根本就是有效的工作资源分配

回复客户的业务邮件其实是我们外贸业务员工作内容的重点,如何做好外贸客户的邮件回复工作直接决定着我们的业务员的工作效率,对于外贸邮件的回复技巧我的建议是:根据邮件的重要性进行工作资源和工作精力的合理化分配。

比如快要马上下单的客户肯定是每天工作的重中之重,对于这类客户我们一定是频繁跟进的(这里面也有一个催款技巧的问题,大家可以看上面的一篇文章:二零一七第二课,外贸业务员如何高效催单?)对于马上要下单的客户我们肯定是投入最大的精力和资源跟进客户,并且真实的真诚的帮助客户解决产品和交易的疑问,你要清晰记得这点,只有你真正解决了客户所有的疑问和满足了客户的利益需求,客户才有可能真正下单给你,解决了重点客户的邮件回复,我们再回复一些新客户的询盘邮件,比如发价格单等,我的建议是大家一定要做一个客户跟进表格和软件,通过这样的可视化统一管理客户的邮件跟进情况,这样工作效率自然会提升很多。

5、不同分类客户的邮件跟进技巧

对于不同重要程度的客户我们的邮件跟进策略肯定是不同的,在谈技巧前首先我们要说的事情是,回复客户邮件我们应该把控的几个原则:

No1. 简单明了的说明问题,因为这是业务邮件,用最短的英文单词说清楚问题就是最大的效率,因为你的客户非常忙碌,时间是非常宝贵的。

No2. 注意回复邮件的频率和时间,回复客户的邮件应该考虑到海外客户不同工作时间和工作习惯,前提是你要了解你客户,如果你回复邮件的时间符合客户的工作习惯,这样你在客户心中的印象分就会大为提高,还有就是尽量在一个邮件把所有的内容和解决方案写清楚,避免没完没了的给客户发邮件补充说明,这样会显的你的业务员专业能力很差,而且会让客户感觉到烦躁。

6、高度服务型回复邮件

刚刚文章里我们已经谈到了,首先我们每天重点回复肯定是马上要下单的重点客户,对于这类客户我们应该选择高度服务性的邮件回复,对于客户邮件提出的问题和疑问和解决方案我们一定要最高效率的解决,并且尽量可以跟客户有更多的沟通,最好的方式就是加一下客户的手机端即使交流工具,通过即使沟通软件工具精密掌控客户的下单意向,最高效的解决客户的疑问,为客户打钱下单做好最积极的准备。

7、转变性邮件跟进

这类客户的特征是从询盘谈判开始客户慢慢从产品咨询,企业咨询,样品咨询慢慢转向要下单的意向,对于这类客户的邮件跟进原则是持续跟进,并且保持持续性的跟进,同时要做到冷热均衡的跟进,一般是3到6天就给这样的客户发一封邮件,除了在邮件内解决客户提出的对于产品和企业的问题,还可以定期给客户一些新的产品介绍和新的价格,对于这样的可以邮件跟进一定要相信坚持成就梦想,而且要有耐心和真诚付出。

8、长远性邮件跟进

我们每天的询盘邮件中我们会发现很多客户其实近期不会跟你们公司产生生意合作的交易,甚至很多已经完成了当年的采购计划,对于这类客户的邮件我们只需要做一些一般性的邮件维护,比如定期发一些产品资料,价格单等邮件,甚至对于这类可以我们可以导入到一个管理软件统一发送,时间的周期也可以放的长一点,从一周一次到1个月几次都可以。

通过这3类邮件客户的跟进方式我想告诉大家,提升外贸工作效率的根本就是合理分配自己的工作精力和工作时间,不同客户不同应对,这样才可以真正提高工作效率。 

9、做好客户邮件信息的分类管理和客户分析

现在我公司的外贸客户开发渠道主要是主动搜索开发和B2B平台,对于每天的海外客户的网络询盘我们都会有非常系统的分析分类管理,首先对于网络询盘我们培训业务员首先应该对于每个网络询盘进行价值的判断,从询盘内容的国别,询盘内容的专业度,询盘联系方式的详细程度,通过客户询盘留下的海外公司网站浏览等方式判断客户的含金量和价值,根据不同客户我们投入不同的资源进行开发客户,对于每个跟进的客户我们一般建议业务员做出一个表格,根据客户的重要度,跟进程度进行分类,我们是直接利用顶易中国客户开发与跟踪系统内的邮件管理和客户管理模块进行分类管理的。业务员每天通过这个就可以清晰的掌控的自己所有客户的跟进情况,对于海外客户的跟进可以做到一目了然,并且做到高效处理。

对于客户的分析处理是一个外贸销售团队最为重要的事情了,我的做法就是定期开业务分析分享会,鼓励业务员说出业务跟进过程中的困境和困惑,通过外贸业务经理引导,大家群策群力,出谋划策的方式解决业务员在业务开拓过程中的困难,并且鼓励优秀成熟的业务员分享自己的业务开发成功经验,其实这个方式对于外贸公司的销售最为重要,通过这样的客户分析分享会不仅仅可以帮助业务员业务成长,而且还可以让业务员保持一个团队的归属感和饱满的销售情绪。

10、外贸业务员工作计划的重要性

外贸业务员要提升外贸工作的效率必须要有写工作计划的习惯,对于外贸新人我还建议可以写工作日记的习惯,通过对于工作计划的制定我们可以可视化按部就班的推进我们的外贸工作,对于如何写好外贸工作计划我的建议是,简单化并且高效的执行力,简单其实是一种优点,做外贸是一个非常实际的工作,拒绝浮夸和繁琐,工作计划其实更多为业务员本身而制定,所以执行力是根本。一般来说工作计划计划分为下面几个内容:

No1. 你近期的销售目标是什么?记得要制定的非常清晰并且符合业务实际。

No2. 你打算怎么去实现和完成你的工作目标?你的方法是什么?

No3. 你需要和谁一起完成你的销售目标?比如业务经理,你的工厂,货代公司,报关商检公司,阿里巴巴一达通等

No4. 你每个客户的跟进程度的效率是什么样?

对于外贸业务员的工作计划我们的建议是最好打印出来放在桌子最醒目的位置,这样可以时刻监督自己的工作推进情况和工作效率,对于自己的工作计划业务员要善于根据业务实践进行总结和思考,作为业务员所在部门的业务经理也应该参与到业务员的工作计划推进过程中去,因为对于外贸业务员特别是外贸新人业务员的工作计划推进是最能促进业务员成长的方式之一,通过工作计划的制定和执行外贸业务员也可以发现自己在外贸工作中的不足和缺点,这需要外贸业务员在后期的外贸实践中不断完善和自我提高。

11、提高外贸工作效率的小技巧大全总结

No1. 记得比别人早起,外贸业务员有一个不好的习惯就是晚上工作到很晚,白天起的又非常晚,虽然因为时差的问题晚上跟客户邮件工作的情况很多,但是我还是建议大家尽量在12点前睡觉,保证合理睡眠的同时第二天可以早起,早起是你一天高效率工作的开始,试问如果你每天中午12点以后才起床,你一天的工作效率会高到哪里去?

No2. 要根据工作计划推进执行工作,工作计划最好打印出来,并且分析研究日常实际过程中的不足之处,多跟同事业务经理沟通学习,根据工作计划你就可以做到有条不紊的推进工作最终提升工作效率。

No3. 尽量把当天的邮件内容都回复并且解决,这点非常重要,今天的事情今天解决,让自己保持一个高效处理事情的习惯,久而久之你的工作自然会有效率。

No4. 随时记录的习惯,便签纸其实是一个非常好的提升效率的工具,把自己的瞬间的想法,马上要解决的事情,需要做的事项及时记录,这样可以督促你高效率的完成工作。

No5. 在工作时候随时调整自己的状态合理休息,比如说工作1个小时耸耸肩,眼睛眺望窗户外面,工作2个小时去喝被水,这样可以让你的工作精力旺盛,劳逸结合这样自然提升工作效率。

No6. 善于使用外贸工具软件,比如刚刚谈到的顶易中国客户开发与跟踪系统,外贸汇率软件,阿里巴巴信息重发软件等,软件工具肯定提升你的工作效率。

No7. 业务员勤于学习外贸专业知识,工厂产品知识,你对于外贸知识越专业,对于工厂产品知识掌控的越娴熟,你的外贸专业度就越高,这样轻车熟路,工作效率自然很高。

No8. 绝不拖沓,根据计划根据清单做事情,根据客户的重要性,根据事情的轻重缓急做事情,记得先做最重要最难的事情开始,这样从复杂到简单,你一天的工作效率会非常高,你的心态也会非常轻松。

No9. 让你个工作台面保持干净整洁,其实这个道理跟你上学时候老师的要求是一样的,书桌干净的同学才有可能是好同学,同样保持一个感觉整洁的办公桌,你的工作效率自然提高。

No10. 工作效率提升的关键是你要勤于总结自己的工作效率,反思自己的工作缺点,不断总结和积累才会持续的提高,最终做到最佳最效率的工作状态。

文章来源微信公众号:外贸充电站

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  • Stephanie
    Stephanie

    写的很细致啊,面面俱到,只是现代人都不怎么会控制自己的,想的很好做起来真的很难,我每天都会给自己制定以下计划,但真的执行的不到一半,有时想起来什么就做什么了,虽然自己知道很不好,但很难控制住我寄己,习惯就成自然了,好习惯和坏习惯都是养成的

    2017-08-17
  • 伍洁玲
    伍洁玲

    其实能真正做到一条都不错了

    2017-06-14
  • Andie
    Andie

    按事情的轻重缓急来合理安排时间就能大大提高工作效率,做事要有计划性

    2017-06-09
  • Ivy.Lee
    Ivy.Lee

    每个客户的跟进程度都是要明确的,随时掌握动态,及时调节跟进的频率和程度

    2017-05-19
  • zozo
    zozo

    这文章真是总结的好全面啊,大赞

    2017-05-17
  • Kevin54
    Kevin54

    书桌干净的同学才是好同学,不知道为什么突然觉得好有道理

    2017-05-10
  • 刘心悠
    刘心悠

    不错,面面俱到

    2017-05-02
  • 馨蕊
    馨蕊

    2017-04-25
  • Marina
    Marina

    真详细,有用,谢谢

    2017-04-21
  • neville.oreo
    neville.oreo

    处理邮件的方法非常好啊,轻重缓急,及时答复,很受用,谢谢分享

    2017-04-13
  • Tiffany
    Tiffany

    写的真好,非常有用,收藏啦

    2017-04-11
  • 唐jie
    唐jie

    很赞,受益匪浅

    2017-03-28
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