写开发信是你打通与客户合作的第一步,如果写的好,就能打动客户与你合作,如果写不好,也许客户就毫不留情的,一脚把你踢开,再也没有合作机会,所以,写开发信非常重要。下面,小编就罗列出一些写开信时常范的错误,希望大家引起注意。

开发信没效果,这些错误要避免

1)邮件写得过长。

有的人由于心急,总想让客户对自己的产品感兴趣,所以一鼓脑说了好多好多,给人一定死缠烂打的感觉,让人不厌其烦。如果写的水平高,客户也许还看几眼,如果只是一味的推产品,客户看不了几个字就会关,因为客户每天要看很多开发信,一来没时间,二来你这样强制的让客户看,他会很反感。所以写开发信时一定要言简意赅。

2)没有明确的主题。

有的人写开发信,不但长而且散,没有一个不明确的主题,客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”等等,一看就知道是推销信。想想客户的时间是非常宝贵的,他一天要收到N封推销信,能打开看就算不错了,如果让人厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。

3)长篇大论的公司或工厂介绍。           

有人会反问,那是不是完全不写呢?当然不是,如果你的公司有突出的优势,可以写,但是要巧妙的嵌入文章中,这就要看你的水平了,例如,你可以这样写:We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

4)爱炫耀英文水平。

这种人很自恋,与其说,他在写开发信,倒不如说他在自我欣赏。特点是总想把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,最后重点反而被掩盖,其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是,“简单简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。

开外贸开发信要坚持“简洁”、“清楚”、“准确”这六字方针,这就是一封好的Email了。

5)喜欢用奇奇怪怪的字体。

为了能让客户注意到自己,很多人总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等来搏出彩,说实在的,小编认为这样做真的很low,看上去很不舒服。经常给外国人email的人会发现,他们写邮件时,很少会用这些形势来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人,还真没遇到过别的。

这里说一下,欧美人一般比较常用的字体就是ArialVerdanaCalibriTimes new roman几种,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑或者蓝这种很稳的颜色,所以别在一封邮件里出现多种奇奇怪怪的颜色,像彩虹一样,看着眼花缭乱,很不舒服。

如果有客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别重要特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下:

Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.

Thanks.

Rio

这很明显是客人提醒并强调在周末前寄出!由于内容很短,所以很容易让人记住,但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。

 6)主动语态用得太多。

就是主语用的太多,让人觉得主观意识太强,看的人内心隐约出现抵触心理。如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满WeI之类的人称,相反要多用被动语态。

比如说,我们明天会寄你样品。中国人就会喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 当然这句话没错,但是老外就不一定喜欢。要是他们,通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了,很严谨,很真实,不带情感因素。

7)经常会问一些毫无意义的话。

比如Do you want our products(你想要我们的产品吗?)这句话,是多么没脑子多么傻,没给自己留一点回旋余地,如果客人说No,你怎么回复?。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣,而不是客人在求你,非你家不可,所以这句话等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者NO。还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话,以后最好少出现。

所以写开发信一定要清楚一点,现在是买方市场,是你去求别人,所以在还没有正式沟通之前,最好直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西如果有机会以后可以慢慢谈。

8)喜欢用附件和图片。

有人在初次给潜在客户写开发信时,就想把自己的产品一下子让客人都知道,所以不但插图还加附件,虽然这样做没什么不好,但是第一次发开发信的时候如果加入这些,很容易被国外的服务器拦截的。

还有很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。

如果你真发这些,那就等到新客人主动询价的时候,那你回复的时候,就可以适量的插入报价单或者图片了。所以通常情况下,第一次联系客人的时候最好使用全文本,不要出现任何的图片和附件。

即使是收到客人询价后第一次报价,如果客人没有指定要求,尽量避免用excelword附件,最好是直接在邮件里简单写明。

9)喜欢插入URL链接。

很多人在写开发信的时,喜欢在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些。

10)语气过于生硬。

有的人做事很少考虑别人的感受,写开发信时,语气生硬,直来直往,人常言,顾客是上帝,要细心呵护,尤其是现在竞争力这么强的年代,你的情绪会影响客人的决定。邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。例如,“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面或者电话里通过声音传播,客人不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者no problem;但如果放在邮件里,是不是略微生硬了点呢?如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句,加上could, help这样的字眼就显得十分委婉,舒服,还明确表达了你准确意愿。

所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的客套话在邮件来往中多用还是很好的。除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就可以不需要了。

看了上面这些,是不是感觉在说自己,没关系,赶紧改!

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投稿邦号
评论
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  • 二俩牛肉一壶流年
    二俩牛肉一壶流年

    这些都注意了,还是回复率很低呢?不知原因出在哪里了

    2017-04-18
  • Wade.Wu`
    Wade.Wu`

    嗯,看过类似的文章,开发信也改了一些,尽量精简了,还是没多少回我的,后来又看到需要创意型的标题才能吸人眼球,看样子我又得改了。

    2017-03-23
  • Candy.Sweetheart
    Candy.Sweetheart

    最近正在写开发信,还带附件了,刚好被说到了,

    2017-02-24
    邦号回复

    因为附件这种很容易被不法份子加入木马病毒,所以第一次发邮件,很多邮件服务器为了安全性考虑就把其屏蔽了

    2017-02-24
  •   靉&げ礼
    靉&げ礼

    收藏

    2017-02-04
  • 外贸搜索神器
    外贸搜索神器

    这些点还是要注意点,还是有很多人不知道的。

    2017-01-17
  • 外贸搜索神器
    外贸搜索神器

    哇,写的很好,分析的很到位呀,厉害了。

    2017-01-16
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