开发信我们容易犯的错误(分享)

开发信我们容易犯的错误,你有没有犯过呢?之前一个活动关于开发信效果的,85%的人会说没效果,是开发信的方式不好,还是自己的开发信有问题呢?如果大家还是很难分析的话,提供这些帮助大家去分析总结吧。

1、邮件写得过长。

其实客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,如果我们换位思考一下,一个完全不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几M的附件,自己会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理email,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。           

如果你跟你的一些老客户比较熟,可以跟他们沟通下问下他们一般处理邮件的时间,他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒,也就是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的right person,你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的时刻了。 

2、没有明确的主题。

一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题: “we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”,或者“Guangdong *** trading company ltd”,或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等,会给人第一直觉——这是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到N封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。 

3、长篇大论的公司或工厂介绍

你们有没有发过这样的开发信内容:“我们是某某照明灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南,交通便利,风景优美,离上海和杭州仅仅2小时车程,我们公司成立于2002年,具有丰富的太阳能灯生产和开发经验,享誉全球,我们工厂获得ISO9001:2000质量体系,严格按照5S管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话,客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。

有朋友会反问,那是不是完全不写呢?其实也不一定,要看具体情况。如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。可以这样写: We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!           

简单一一两句话点到重点,吊老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,即使有,也是极少数的特例,或者是要确认一些细节之类的 。

4、爱炫耀英文水平

英语专业的童鞋喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点,如果是写给韩国人日本人中东人法国人,他们可能看一封邮件还要用上字典或翻译工具,还是半懂不懂,印象肯定不好的。 

5、喜欢用奇奇怪怪的字体

很多人为了让自己的开发信能得到客户的吸引,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件。 

欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色。

一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下: Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio           这就很明显了,客人用大写的目的是为了提醒并强调,必须要周末前寄出!可能这封邮件很简单,你不太容易忽视,但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。

6、主动语态用得太多

英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 
这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。
他们通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了。 

7、经常会问一些毫无意义的话

比如Do you want our products?这句话看起来没错,但是有点傻,如果客人说No,你怎么回复?那就没下文了哦。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景,等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。           

还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。                 
开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。

8、喜欢用附件和图片

附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了。     

9、喜欢插入URL链接

很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。   

10、语气过于生硬

其实邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲,客人不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者no problem;如果电话里说,也不会有大问题;但如果放在邮件里,是不是略微生硬了一点点呢?

如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句,加上could, help
这样的字眼显得十分委婉,但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。
所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就可以不需要了。

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