询盘回复,贵在用心和专业!这样的技巧,你都做对了吗?

你好,我是晓玲老师。这节课我们会学习询盘的邮件如何回复。那我们会学习第一个部分,专业度的部分。

我们先来看一个询盘,这个是我们每天会收到各种各样类似的询盘。客人只说了一句话:我要一个price list。那你要怎么回呢?

这是我刚毕业的时候作为一个新人回的一封邮件。首先感谢一下客户给我们公司发询盘,告诉客户我们公司成立于2002年。我们公司一系列的电子产品每一个都列上去了。因为要让客户知道我们公司做什么的。询盘的回复技巧:专业度

又告诉客户,我们公司的产品出口了50多个国家和地区,信誉度非常好,满足了客户的需求。附件是我们公司的报价单,如果你有任何需求的话可以随时联系我。表达一下意愿,最后留下了我的名字。

大家看了这个回复之后感觉怎么样?我相信你一定会在想说,看起来不专业。如果我稍微改动一下,这个样子大家会觉得哪个外贸业务员的内容看起来更专业?相信你一定会选择第二个。虽然他的内容看起来没什么特别,但是你一看会发现这个邮件是可以读下去的,因为感觉排版很清晰。

如果一个客户发了询盘收到了两个回复,一个是我刚才说的那种看起来乱糟糟,放在一起的一个回复;另外是分了段的回复。你觉得客户会对谁的印象好一点,一定是这个第二个人。

作为外贸新人,我们在邮件内容上面可能没法做到说特别的精细或特别的有内容。但是我们可以在这个邮件的排版部分,让人看起来是专业的。因为很多客户了解你都是从一个邮件开始的。不管你公司产品有多好,如果你把邮件的排版布局都做得像我刚才说的第一个案例这个样子,是不是客人感觉他也不是很专业呢?

所以说给客户的第一印象做到专业,就是要排版做得好。

那这封邮件的排版我们说怎样才可以做得好呢?给大家总结了几个部分。

1. 分段

首先第一个部分就是要分段分段可以让客人阅读起来更清晰,更明确。

很多客户问问题,他可能一下问了很多问题,没有什么条理,但是我们在回邮件的时候一定要有条理的回复。我们就可以用123分段去给客人表示,每段说不一样的内容,这样客人看起来也会比较清晰。尤其像德国这样的客户,说话简单明确。你给他分段的话,他会很快地获取到重点的信息。 

2. 字体

第二点就是你要用你的字体。作为新人来说,我建议大家用的字体还是保守一点比较好。因为我说过一些公司发给我的报价单,会发现说现在很多小姑娘特别的可爱,用的字体也是很可爱的,这样看起来就是欠少了一点点商务风。

3. 颜色

第三个就是颜色的部分。

大家回邮件的字体的颜色是什么?蓝色,黑色是我们常用的颜色。有时候我们在邮件的服务器里面会设置回复的时候自动改成蓝色。但对于我自己来说,不管是回复邮件还是第一封邮件,颜色永远是一样的。

另外一点,我们的颜色上面有时候会出现问题,就是你签名的颜色和你邮件本身的颜色是不一样的,差别特别大。

我就经常收过一些邮件,开始会dear,下面是自己的签名。但是我的名字和dear颜色都是不一样,因为设定好了模板,所以这个部分是大家要注意的小细节。在颜色部分很多是在邮件的正文的部分,有的sales在之前发了一些他们公司的介绍给我,包括产品的推荐给我。

因为我们是贸易公司,很多公司也想跟我们合作,他们就让业务员发报价单给我们。可能是怕我不了解他公司的产品。所以在每一段的标题里面,文字都用不同的颜色,所以收到一封特别花花绿绿的邮件。

你觉得我会认为这个外贸业务员是专业的吗?肯定不是。所以对于我们很多客户来说,如果他收到这样的邮件一定跟我一样感觉不是特别的舒服。特别是有些国家,像英国他们都是很保守的,像欧洲客户,他们可能自己本身他们产品的设计都是很保守的。你发给他这样一个五彩斑斓,花花绿绿的邮件,让他感觉这个人看起来不够intergenerational,也不够商务。

所以我们给客人发邮件,建议大家这个地方可以前后给它分个行,或者明确写一下就可以的了。但是你做的市场可能是印度或者巴西,本身这些市场的客户就比较活泼或者说他喜欢颜色比较花哨一点,你用一点颜色也是无所谓的。

4. 签名

邮件排版的最后一个部分就是签名了。

很多公司都会舍弃签名,有些公司签名是个图片。我建议大家图片这个部分大家一定要考虑好。

比如我用的是苹果如果一回复,一转发的话你的签名是个图片的话,它就会自动被默认为一个附件了。或者说客户用的是不同的手机去看你的邮件的话,很多时候这个图片可能也是会显示不出来的。

所以建议大家邮件的签名还是要老老实实的打上去。它里面包含的内容一定要有的就是你的姓名、你的联系方式、你的邮箱信息、你公司的名字、你公司的地址、包括你公司的网址。最后一点,大家可以加上去就是公司做的什么产品。

如果他不是一个老客户的话,作为新客户,我们还是要第一时间告诉他,我们公司是做什么的,所以在公司签名里面把公司产品的主要方向写上去,或主要的类别写上去也是一个不错的选择。

5. 附件

关于邮件的最后一个专业的部分就是在我们的附件了。

我们给客人发邮件避免不了要发一些附件,可能是报价单,也可能是我们这个产品的技术说明。我建议大家在发附件的时候,一定要确认再确认。因为我经常收到一些附件,它打开真的是看不太清晰的,或者是说它图片的命名完全是我找不到的。

之前收到一个公司的新产品,他发了一个产品清单给我,有很多种。这个图片在附件里面看不清。因为他发的是一个price list,图片就是很小的一点点。就回复邮件跟他说你把图片的细节重新发给我一遍,他真的就把所有图片打了个包给我。

他打了个包给我,图片没有作为一个单独的命名,他的命名没有按我懂的方式来命名。A产品叫A产品,B产品就叫B产品。而且很多公司写的会是A1产品、A2产品、A3产品。可是对于我来说,我并不认识你公司产品。所以我不知道A1、A2、A3哪个是我想要的。

所以建议大家如果有发图片给客户的话,这个图片的命名一定要是客户可以看得懂的方式,这样的话会比较好。另外这个命名千万不要用中文。

这些小细节是专业度的表现。不管怎么说,我们邮件的排版也一定要是客户容易接受的方式,而不是说我们容易表达的方式,这个就是你的专业度了。

最后我们总结一下,一个邮件我们要让客人第一点要看起来专业,主要在排版部分、需要注意的点有分段、字体颜色、签名、最后就是附件的部分。

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