回复客户(内附小案例)

大家每次在发完开发信之后,第一次联系的客户肯定都会有很多的问题问我们,下面就是我的一个客户在我发过开发信之后的回复。

We thank you for your email.

Please can you send us the following documents pertaining your company and clarify on the following points.

·Please provide us the company registration license ( in Chinese/ local language ) and other certificate’s you would have like ISO, GMP, cGMP, WHO-GMP etc.

·Please confirm are you manufacturer

·Can you comply on the documentation support for the intermediates as per attached relevant guidance’s or not. (Attached ICH Q 11 and ICH Q7A )

·If not, then what documentation support can be provided? Please enclose the TDP ( technical data package index list ) or CMC ( Chemical Manufactory control ) – table of contents.

·Factory Site address and profile with pictures, list of equipments etc.

·Product List – API & Intermediates along with the cas nos.

Looking forward to hearing from you.

Thanking you,

Regards,

从邮件中我们可以看出客户很注重产品的品质,以及我们是否是生产厂家。那么针对这样的邮件我们要如何给客户回复呢?

Dear******,

Thanks for your reply.
 Yes we are the manufactuer located on **************
we manufactuer Pharmaceutical and OLED Intermediates,and also we have our own R&D team.
For produce Intermediates we have two workshops and the Lab.
Attachment I-----the company registration license
Attachment II------ company  profile :in this you can see the equipments and Lab also the certificate.
Attachment III--------product list with Cas No and purity 

If any help,pls contact me freely.

Best  Regards

既然知道客户对于产品的品质比较重视,那么我们就要对此展现我们的实力,我同时也给客户提供了我们的ISO,这样客户会觉得我们更加的专业一些。我在邮件中把我们的公司的PPT给客户展现过去,因为我们的PPT做得比较好,里面有我们的厂区以及规划,也有我们的实验室,里面介绍的很详细,那么客户就可以很直观的浏览一下我们公司,会对我们公司有一个比较好的认识。

并且我们一定要告知客户我们的具体的工厂地址,以及我们主要是做什么的。这样客户会通过网站或者其他途径来进行自我判断,

告知客户我们有自己的研发团队,那么通过对我们的PPT公司简介的了解,那么客户就可以真正的了解到我们的实力。大家也有一点需要注意的就是,给客户回复邮件的时候一定告诉客户附件中都是什么,并且帮助客户命名一下附件里面的文件,这样客户就可以直接下载下来,或者说客户就可以很清楚的知道自己想要的文件,我们是否给客户准备齐全。也是帮助客户节约时间,提升工作效率。同时也是帮助我们自己,我们在下一次再找这些文件的时候,就可以很清楚明了的知道里面的内容是什么,避免了逐个的打开。

我们在回复客户邮件的时候尽可能详细的回复一下客户的邮件内容,并且发送之前一定要检查一下,这样才是比较专业的,我们回复的内容要比较精简并且条理清晰,可以让客户看清楚自己关注的重点。这样我们就可以很专业的展现我们的实力在客户面前通过邮件的这种方式,这种无声的传递,在一定程度上我们的专业程度决定客户对于我们的态度,所以我们要尽可能的表现的比较专业

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