外贸开发信易犯错误!你占几条?

关于如何写开发信的技术贴子已经很多了,那么今天我就来给大家总结一些外贸开发信中常见的几大错误点。

中国人的文字表达都是很有深意的,可能同样一句话英文翻译出来就不一样的味道了,那么作为要给老外发邮件,首先我们要按照老外的习惯去思考问题,通常外国人的表达方式是很直接的,不绕弯的,所以你学会这种表达方式,忘记自己是中国人的表达习惯。

那么下面我就来列举一些大家邮件中常常出现的错误了,大家看看自己是不是也会经常范这样的错误呢!

第一:邮件写的过长

中国人在写邮件的时候,习惯性的开场白很长,可能都是废话,真的~你试想一下,一个你不认识的人给你发一封很长的邮件,通常我们称之为“垃圾邮件”你会去咨询看吗?我想应该不会吧,我的动作一般都是右击添加到垃圾邮件中,那么同样的对于老外来说,本身你的英文表达就不好了,你还写那么多内容,老外会觉的你这个是在耽误他的时间,不会去看的,除非你是他认识的人。曾经我一个客户喝我说他处理不认识人的邮件就几秒钟,看看标题和内容,那么作为产品开发邮件,你写那么多的没有用的开场白有用吗?

第二:主题不明确

如果说我们的邮件标题不是很明确,或者说很普通,老外也是没有兴趣打开看的。那么对于邮件标题的撰写,我个人经验觉的还是需要言简意赅,直接吸引人的标题的,有很多人的邮件标题写成“we are the manufacturer of lights”,或者“Guangdong *** trading company ltd”,或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等,这种邮件一看就是推销的,作为客户一下子就没有想法看了,所以我们一定要把主题写好了,让客户有欲望打开这份邮件。一般我的邮件标题会把公司名称写上去,首先你加上客户的公司名称这个是表示对客户的尊敬,然后我还会在标题上表明我的实力,这样的话客户会觉的有合作的想法,这样的话他就会去看的你邮件了。这个只是我的写邮件的方式,那么可能还会有其他的吸引人的方式,比如说你只采购人的名字等等方式都值得我们去探究。

第三:忌长篇介绍公司或工厂

可能作为开发人员,觉的有必要将自己的公司或者工厂的信息介绍的清楚,其实真的不需要的,因为我不认识你,更不知道你的公司,目前而言如果你的产品具有吸引力的话,我可能会有兴趣看看你的产品,那么如果一开始你就给我介绍你的公司或者工厂对我而言没有太大意义,反而我觉的是在浪费我的时间,我们都知道老外的时间观念是非常强的。只有他对你的产品敢兴趣了,可能才会在后期了解你的公司,但是他可能真的不关心你的公司环境怎么样,具体的位置怎么样的。所以我们在写正文的时候,简单一点,一两句话调起老外的胃口,让他有想法回复你的邮件,并且询问你各种问题,这样你的开发邮件就成功了。

第四:爱炫英语水平

有的人苦于英文不好,憋不出来几个字,而又的人又是英文太好,想给老外秀一下。之前我就有同事英文非常好,她给老外写的邮件是各种语法,各种冷僻的词语,一般母语为英文的老外可能都需要时间去理解一下,何况是一些母语不是英文的老外呢?你说这样一封无法理解的邮件有什么意义呢?其实把简单的东西复杂化很简单的,但是把复杂的东西简单化就不容易了,那么我们在与人沟通的时候,特别是语言不通的情况下,越简单的沟通方式越好,能让对方第一时间明白你的意思的沟通才是最有效的。

第五:喜欢用奇怪的字体

我经常收到一些推销邮件,为了醒目,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至有的人放大和加粗等等你能想到的标记方式基本就用了。对于我来说收到这样一封邮件让我的感觉很不舒服的,大家如果收到老外给发布的询盘或者沟通的邮件的格式,很简介,字体单一,不会出现奇奇怪怪的标记方式或者是字体的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:ArialVerdanaCalibriTimes new roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色,像彩虹一样,看着不舒服。一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。第六:主动语态用的太多

英文邮件中,你要是仔细研究过老外的行文方式,他们很少用I,WE等人称方式,相反的多用被动的语态。

第七:经常问一些毫无意义的话

比如有的人就会写这样的句子:Do you want our products?你要时刻记住你是一个推销人员,如果老外说NO,你要怎么回复呢?你的目的是要客户看到你的邮件内容产生兴趣的,你要引导客户的。我觉的开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你是做什么的,你的优势在哪里,就完全足够了,如果客户对你的产品感兴趣,那么以后慢慢谈吧。

第八:喜欢用附件和图片

第一次发开发信的时候不要添加附件和插入图片,这样的邮件很容易被国外的服务器拦截。我发现很多人喜欢在第一次联系客户的时候就给客户报价单,打包产品图片等等能添加的附件都加上去了,这样的成功率不高的,我之前就测试过发现基本全军覆没了。那什么时候擦报价单或者产品图片呢,最好是客户向你询问报价或者产品的图片的时候你这样时候再去做,效果就比较好了。但是我还是觉的最好不要给老外详细的报价单子,他可能直接把你的报价单转给你的同行,一遍压低价格,还有就是产品图片也不要过大。即使收到客人询价后第一次报价,如果不是客人指定,尽量避免用excelword附件,最好是直接在邮件里写明。我一般会这样写:

Item: Solar lantern with soft handle

Model No.: HBC-294847/KT

Description:.................(把详细的规格写清楚)

Package: color box

MOQ: 1,000pcs

Pcs/ctn: 20pcs/ctn

Ctn size: 50*40*1500px

GW/NW: 20kg/18kg

Q'ty/20': ....pcs; Q'ty/40': ...pcs

Loading port: Shenzhen

Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc.

Valid time: 60 days

FOB Shenzhen: USD2.39/pc

CIF Valencia: USD2.45/pc

第九:喜欢插入URL

很多人写邮件的时候喜欢加上自己公司的网址,这样做的方式很大概率是被服务器拦截了,最好是在客人回复之后,第二次联系的时候再插入URL,这样就没什么大的问题了。以上是我总结的新手容易犯的几点错误,可能我总结的内容不是很全面,但是以上的错误点希望大家不要再犯了。

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