QA小支招---如何应对国外客户审计

每次国外客户要来审计我们都要对应的准备很多的资料,真是很棘手,因为公司产品有几百种,并且该没有真正意义上的QA,所以我们准备的资料真的都不知道对不对,同时可能我们的侧重点也不正确。

利用周末的时间,因为我们要有一个比较大的西班牙客户要来我们公司进行三年一次的例行审核,同时给了我们8页A4纸,让我们准备上面的资料。我们仅仅有半个月的时间,所以我们要求了一个比较专业的QA来对我们进行预审核,让他帮我们指导一下。那么关于审计具体的小支招如下:

1,  我们知道客户每次来审计的时候都是主要审核QC,生产现场,仓库。最主要的审核地点是生产现场和仓库,因为这两个地点是我们产品从原料到成品最关键的部分,所以我们这两个点一定要做得比较好,所有进出入库清晰明了,并且有报告单。生产主要受很多因素影响,所以客户一般不会太注重生产,但是我们起码要注意一下生产的卫生以及保持我们现场该有的清洁。

2,关于审计的资料,我们最好是关于所有程序的SOP都有,可以简单,但是起码我们要有。并且很多文件性的资料必须有文件编码有签署章,这样的才算生效的。不然就是白纸一张。说实话,我们的公司硬件设施很好,很强的,但是涉及到软实力那就是我们的缺点,我们很多时候不重视这样的规定。

3,关于现场回答审计的问题的时候,如果我们没有某一项资料,我们可以和审计的QA说资料在资料室存档,如果需要的话我们会给你过去拿,很可能到最后他自己都忘记自己要看什么了。但是关于比较关键的点上客户是不会忘记的,他自己会随行记录下来。这时候有一点我们要记清楚,关于客户问的问题我们不确定的时候,我们要和审计官说这一个规定我们有但是我记不清楚了,稍后我会给你查一下资料。

4,关于客户审计的时间安排,我们事先会知道客户预计审计的时间是多长,那么我们可以采取一些策略来缩短客户到现场的时间,那么我们在会议室与客户寒暄的时间可以长一点。做企业介绍的时候,可以稍稍慢一点,并且在客户做企业介绍的时候,我们可以尽可能多的向客户提问问题,这样其实就可以缩短客户现场审计的时间至少一个小时,并且我们带客户去现场的时候,我们可以选择一条最远的路径,并且可以给客户介绍一下我们厂的规模,可能客户一下子就被这些事情吸引了,那么在路上的时间就会多一些,留给我们准备的时间就会更多。

5,最关键的就是我们要确保我们的货物具有可追溯性。客户主要来审核就是看看我们的这个过程,即便是我们做的不完善,但是我们一定要在最后和客户说我们会整改,并告知客户大概的时间,到时候我们会给客户发一下我们的整改方案。这样的才是比较完美的。

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