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本文主旨:

1)报价前对询盘的初步观察和判断

2)回复询价邮件的行文技巧

3)报价单的缮制细节和注意事项

报价的前奏要对询盘作初步观察和判断:

1  看国家/地区       

欧美人在工作日中严谨,注重效率和质量,建议制作成报价单当天发出。非洲人办事墨迹拖沓,而且会多方面比较价格再来砍价印度人无论你怎么报价他都会喊贵,阿拉伯地区的人也很喜欢砍价。如果询盘内容不够明确,适合邮件正文或在线报价。俄罗斯/南美很多客户英语不是母语,所以报价格式不要复杂,内容也尽量简单。      

2  看内容长短过滤垃圾询盘       

询盘的内容,主要有以下几类:      

1) 简单直接问价格 Please give me the price for the power banks. 然后附上图片甚至没有。让你一不知道数量,二不知道规格参数。

2 )细节齐全数量明确问价格,这是最受欢迎没有之一的询盘。

3 )细节繁杂,数量庞大,如果是新客户,要仔细分辨,很多都是钓鱼类询盘。       

3 看邮箱后缀/邮箱签名和对你的称谓 

一般正规的集团/公司或者比较专业的买家他们的邮箱后缀都是公司名,即他们用的是企业邮箱。比方FNG公司,他们邮箱的后缀是fng.co.id 类似这样的后缀。

还有很多客户的后缀是gmail.com, msn.com, hotmail.com, 以及还有其他是根据其所在国家地区的免费邮箱后缀。但是,不能因为客户用免费邮箱就质疑他的购买力。有些是怕被供应商骚扰,所以可能在确认下订单前一直先用免费邮箱去询价。

优质的买家的邮箱签名一般很齐全,电话网址Facebook等都俱全。但是不排除有些客户不愿意透露自己信息太多,以免被骚扰。而在称谓上,如果一个客户是很专门写邮件给你的,他会直呼你的英文名而不是疑似群发的询盘中的Hello Sir/ Madam 之类。

针对以上分析,可以先过滤掉一些垃圾询盘,比如以下几种:

1 长篇大论,量特别大,但是不问细节直接要你报价的询盘

2 在同一时间段不间歇地重复发邮件的询盘

3 附带不明链接/附件的询盘

回复询盘的行文技巧:

针对简短寻求单一产品而且你可以马上核价报价的询盘:

比如

Hello Sophie,

Please I need the price for 5000pcs wristbands.

Mike

类似这种询盘,可以不制作报价单,直接在邮件里报价。

报价要这么做才专业

请看以上报价,虽然也是简短回复,但是细节一个没落。

1. EXW 表示报价条款,例如这里指出厂价

2. based on+数量:基于这个基础的报价,表示数量对方如果改变,价格也会有所调整

3. logo printing is excluded:此类针对于做可以印刷logo产品的小伙伴们,必须讲清楚价格不含logo印刷4. delivery 注明货期 

所以虽然要简短表达,但是该表达出去的意思要一样都不落。

询问多款且需要定制并且采购意向很明确的询盘,例如以下的邮件:

我们来观察这样的邮件。

他发邮件的时候顺便发来设计稿和清单需要报价,品种不繁多,但是数量,印刷等要求各不同。这样的邮件肯定要核价并且确认清楚细节了才能回复出去,此类邮件可以在你收到邮件的第一时间先回复:

Dear **,

Well received your inquiry with thanks. 收到你的询盘,谢谢。

We are working on it and will update you the offer very soon. 我们现在在处理中,会很快发你报价。

Sophie

这里的very soon也是在掐字眼了。如果你没有把握什么时候报价出去,因为有些业务员是需要经过老板确认才能报价的,那就别把回复时间说的太明确。除非十分把握今天明天发出,那么可以说by later today or by tomorrow. 然后再制作报价单发出去。

信息不明确需要进一步核实信息的询盘:

比如有些客户会直接WhatsAp或者邮件发你个图片或者品名告诉你,他想知道这个的价格。可是其他信息都不提。

那么你就和他互动下来判断他下单的可能性。

比如一个客户James发了一台绣花机的图片给我,告诉我Please offer me your best price for the embroidery machine. 绣花机种类繁多,无从报价。

那么我的回复是:
Dear James,

Thank you for your inquiry. Please advise the below details so we can recommend you a suitable model:

1) Home use or factory use?

2) Single Head or Double Heads?

3) What kind of products you will use it for?

Sophie

直奔主题问他绣花机家用还是商用,单头还是双头,要绣在什么产品上。做其他产品的朋友,在处理产品报价的时候,要了解满足什么条件了,你才能准确报价或推荐款式。就相应去提问他,在询问客户细节的时候,建议用1,2,3,4等项目符号列清,显得条理性,也好一一回应你。

和很多业务员询价过,有2类业务员是真的需要改善下自己态度和方式的:  

1 问题问不完,而且都是无关痛痒的问题,不影响报价的都问,比如请问你急不急要的,请问你要怎么包装的,请问你们付款方式是怎样的?请问大概什么时候下单?单子还没谈下来,为何要追问这些无关的问题呢?无疑会让客户反感,显得你很急着拿单。

2 不懂得变通,比如问到的款式刚好没货,直接让人吃闭门羹:没,不做。如果聪明的业务员,就会变着法子推荐其他的款式过去。或者回答问题和挤牙膏一样,问一个答一个。而不是一次性把细节都列述好。

请看以下例文:

Dear Ken,

Greetings.

Thanks for your inquiry dated on 1st June,2017.

Kindly see attached our best offer for your required items and further advise.

Thank you.

Sophie

根据此例文大致总结如下:

如果知道对方的名字就不要再Dear Sir 或Dear Madam了

不要太多寒暄,商人没空。比如教材上说的It has been long since we chatted, how are you或how it's going recently甚至曾经收到一句Do you feel well today? Greetings from+公司这些请统统抛掉,但是礼貌性,简短的寒暄是有必要的。比如 Greetings. 或Good day. 老客户除了这两个还可以用Trust you are well. 简单 寒暄下。

请查收报价有多种表达,通常是以上那句Kindly see attached/ find enclosed the offer for +产品 或者I am attaching herewith our best offer for+产品。

请进一步告知进展。Please further advise. 或 Look forward to hearing from you soon.

除了上面提及到,邮件正文直接报价,在外贸的往来中,报价单表格还是比较规范的回复方式。

现在通过举例来了解下报价单的格式。针对不同产品,其实报价单的格式各不相同,而且每个公司基本都会有自己的模板。

我按照这些年处理过的报价单,分以下两大类:

第一:小礼品/文具/箱包/衣帽/家具/电子产品/展示类产品/雨具类等

请看以上的例子来总结下这类报价单的注意事项:

①公司logo/抬头

②公司信息及业务员的联系方式

③报价日期,并且相应要注明报价有效期

④产品的图片Photo for Reference

⑤规格 Specification-不同的产品不同的产品参数。比方圆珠笔,最主要的参数是长度和克重,笔芯的颜色,就可以进行报价了。

⑥QTY / MOQ 当客户没明确表示定量,一律按照MOQ最小起订量报价

⑦报价贸易术语 EXW FOB 等+价格 -币种通常是美金

⑧产品的优点或与众不同的性能,比如塑料是回料还是新料,比如充气材料是环保还是非环保

⑨如果是劳保产品等以件算的产品,比如一次性手套,一次性头罩等,很多工厂喜欢按照整件报,这样会显得单价很高,客人还得按照一箱的数量去算下单价,建议直接按照最小单位报

除了以上,报价单的条款还要加上以下3点,这个报价单才称齐全:

报价的有效期 比如The offer is valid for 30 days. 或Price is valid by+日期 以防因材料变动等因素价格上涨

报价会因数量,颜色,尺寸变动而调整。之类的条例以防客户更改尺寸等规格来砍价。比如我用的Remark: Unit price will be adjusted when QTY is less than MOQ pcs/item, and when color & sizes changes. 放在报价单最后红色加粗。 

注明大货货期,比如Lead time: Within 20 working days upon confirmation of order 或PP samples 确认订单或产前样的20个工作日 

此外根据实际情况,例如有些客户会询问样板费,样板准备期限等都可以一并在表格中体现。

以上通常都是WORD/EXCEL来制作并转换成PDF. PDF的好处是可以设置不可编辑不可复制,以防客户用你一模一样的报价信息去多方面询价。

另外一种报价单,是用于需要涉及到多方面的规格,材质等,单纯的表格已经无法阐述的时候,建议用word文档来做。通常不叫offer. 叫proposal方案。

这是我制作过的纸杯机方案。

在第一页注明机械名称,以目录形式概况整个方案的明细,再根据明细来一一图文阐述。

我会在明确的表格highlight价格和突出一些重要性能的地方。

会指出哪些部分的优势 区别出和别的机型不同的地方。

在此还要提醒各位报价需要设计到版费,模具费的小伙伴,一定要在报价单仔细明确独立地体现出来。


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