浅谈邮件回复小技巧

常年在外贸领域中打拼的人,怎么能不接触各种电子邮件呢?要知道,电子邮件可是当前国际贸易发展中主流沟通工具。一个小小的电子邮件别看它普通,它身上可是连接着两个不同大陆上之间的生意往来呢。而且,电子邮件也具有很多纸质邮件不具备的优点,集时效性,便利性和可调节性等多种特征于一身,在国际贸易发展中是一个不可或缺的存在。既然电子邮件为贸易双方架起了沟通的桥梁,那么肯定就涉及要邮件往来问题。众所周知,人们在彼此间互相走动的时候尚且还讲究礼尚往来呢,更何况发送电子邮件或者回复电子邮件呢。在实际生活中,有时候发送一封电子邮件往往很容易,但是要想回复好一封电子邮件却很难。如果你掌握有一定的邮件回复小技巧的话,那以后这回复电子邮件的工作自然也不是什么难事了。让我们来看看都有哪些 回复小技巧吧。

首先就是在回复邮件的时候称呼上的问题。对于邮件回复的称呼,一直以来都是大家十分困扰的一个问题。如果回复的称呼写得太官方的话,又显得太过僵硬古板,而且还有可能被对方认为我们使用的是回复模板,进而觉得我们的没有诚意,然后直接导致了一个邮件回复上所导致的恶性循环。如果回复的称呼写得太过亲密的话,又显得我们太过自来熟,很没有个正行,有种吊儿郎当的感觉。要是这样的想的话,在回复邮件的时候,真的是不知道用什么称呼才好了。其实回复邮件所使用的称呼也并不是什么难事,我们可以从客户发来的邮件称呼上入手,从中揣摩对方的想法和习惯,然后根据实际情况选择合适的回复称呼即可。并不需要在这个邮件回复称呼上太过纠结,其实对于回复邮件称呼的选定,一开始线索就已经存在客户给我们发过来的电子邮 中了。

其次,我们在回复客户的电子邮件中,一定要先阅读好客户发来的邮件,认真找出其中的重点问题,然后重点逐次进行回复,如果有的问题点实在无法回复,我们也要认真解释一下未能有效回复的原因,这样做是出于一种礼貌性原则,同时也是我们在邮件回复一定要注意的问题。因为,有时候在回复客户邮件的时候,针对性不强或者缺东少西的问题,这是客户最为讨厌的事情了。将心比心,假如我们是客户,试想一下,我们发邮件问了对方几个问题,但是对方回复的邮件却是牛头不对马嘴的内容,或者针对你之前提问的问题,在回答上却漏了几点,试想一下你心理是什么感受,肯定心中会讨厌异常,同时也会感觉这个回复的一方很敷衍,缺乏足够的认真态度。最终在心里对邮件回复方的印象分下降了很多。所以,为了有效避免这种不好情况的出现 我们在回复邮件的时候,一定要把对方发来的邮件信息进行一个认真的整理,把重要信息点整理一下,然后在邮件回复之前实现打个草稿,把每个点涵盖的问题都针对性的回答一下,最后在正式回复的时候,在稍作润色处理即可。

第三,我们在回复客户邮件的时候,一定要注意把握好自己的热情程度。有些时候,如果客户发来的邮件中并没有什么实质性的有用信息,而是几乎通篇都是在夸大其他事物,这时我们在回复邮件的可以适当的投其所好,对客户感兴趣的东西进行适当的回答和庆祝等,总之不能打击客户的热情程度,同时也要显得我们对客户的重视。如果你看到客户通篇都是无用的信息,在回复的时候也是言简意赅冷漠回复,那么很容易打击客户的热情,客户收到后也是很不高兴的,这很容易导致我们丢失一个好的客户。

最后,就是我们在回复邮件的时候也要注意一定的内容次序安排问题,这个内容次序的安排问题,我们也可以从客户发来的邮件中寻找,从开头到结尾,看看客户是按照一种什么样的次序来组织邮件内容的,然后我们依葫芦画瓢,按照相类似的次序来组织邮件内容即可。之所以这样做,是为了符合客户的阅读习惯,让客户可以更好的适应回复邮件的内容,同时也可以提高邮件内容上的逻辑性。


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