小白入门篇-你所不知道的接待客户细节

这篇文章主要是针对初入外贸职场的小白们,初入职场忽然客户来访被委任接待客户的重任,小白们由于第一次遇到这种情况不知所措,再加上不自信心中的紧张感逐渐加深。那么对于客户来访,外贸小白们要怎么做,注意哪些呢?

一:客户来访前

1、确定客户即将来访,要先跟客户确认好行程,然后跟领导和同事进行沟通做好接待准备。事先跟客户商量好他的行程,但是关于公司阶段的安排则需要我们自己安排的,客户来之后参观哪些地方和产品。这都需要提前安排好,扬长避短,把好的东西多展示给客户。

2、虽然作为小白我们可能来到公司的时间不长,但是在客户来访之前我们需要了解公司的产品,包括材料、规格、工艺、生产流程、技术参数等。了解这些才能带客户来参观,客户回答的问题你才能自信的回答,表现你的专业不怯弱。

3、我们也要对客户及客户公司进行调查。关于公司我们主要调查公司背景、实力、经营状况、股份结构、资产等。对于客户,我们需要了解的是客户的爱好、在公司的职位及性格特点等。多了解客户国家的习俗及客户本国文化,客户问到时也有话题跟客户聊。

4、数码相机、产品册子、CD盘刻录的产品目录和企业介绍、图册、针对性的报价单、记录本等,准备好等和合作交流时更加得心应手。

5、确保会议室干净整洁,桌面上排放矿泉水或者茶水就行,还要准备一些糖果放在果盘中当然也不可少抽纸了。

6、产品的一些专业术语我们需要知道,如果不知道的可以提前记录在笔记本上,包括产品知识不知道的也可以记录在笔记本上。

二:客户来访

1、接机

首先如果可以的话,作为新人一定要亲自去机场接客户,一方面可以显示你对客户的尊重,另一方面作为新人手中的事比较少,抓住这个客户很重要。

其次第一次见客户,需要准备一个接待板上面写上公司的相关信息并且要高高举起,这样方便客户寻找你,茫茫人海找人不容易。

2、会议进行时

(1)客户给名片时要或者给客户名片时要双手给客户,收下客户名片时要仔细观察下,并且准确的读出客户名字,记下名字后将名片收起。

(2)交流时客户在说话,要认真听客户说话,并且不可中途打断话语。用笔记下重点并给客户答复。

(3)交流中可能客户说的有些话你不能苟同,但是不能直接否定,应该用缓和的语气告知客户,让客户觉得你尊重他。

(4)给客户的报价要心中有数,考虑可能尚未确认的一些因素,如包装片数、特殊要求等,讨价还价的时候采取相应技巧,如绑定订单数量,如绑定下单时间,若察觉客户只是试探性的,可以会后再告知,若客户是着急下决定的,可以在会上直接答应。

(5)将会议上讨论的事宜,按点记录下来,在会议结束之前同客户再确认一遍,并告知客户会发送邮件告知会议上的成果和需要后续跟进的。

三:用餐

1、提前选几家餐厅,根据客户的喜好、禁忌推荐餐厅,然后推荐几个特色菜让客户品尝。就是吃中餐也要给客户准备一副刀叉,以免客户用不习惯筷子。

2、阿拉伯客户禁忌猪肉,还有信仰伊斯兰教的信徒大部分不吃在中国宰杀的牛羊肉,一般以蔬菜为主。

3、饭桌上不要谈政治还有价格,因为两个话题比较敏感,不适合在饭桌上谈搞得心情不好就没必要了。

4、可以聊些各国的文化,彼此增加感情。也可以跟客户说最近的一个客户下单是什么时候,买了什么型号的产品多少量,然后这个货在客户那里销售怎么样,是否会当回头客等。具体内容课堂夸奖些,但是不能无中生有,尽量说的真实,让客户相信你。

四:送客

1、首先给客户需要带走的样品提前准备好,并且做好记录。同时给客户的礼物也要提前准备好。

2、照张照片留影,但是前提是征得客户同意。

3、为客户安排好车,送客户到机场,看着客户出发。

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