外贸接待客户三步法

一:前期准备 

1. 客户:

1)了解客户主营产品信息和客户要拜访哪些产品的工厂,包括其他城市供应商看的产品。

2)了解此次客户的重点产品,项目,主要目的,目标和需求等。

3)了解确认客户的整个拜访时间和行程及留给我司的时间。提前安排好人员接送和住宿。

4)了解客户宗教饮食喜好禁忌习惯,提前准备相关餐饮住宿活动等。

5)了解客户的兴趣爱好,方便共同话题。且若时间允许,可以预定运动中心,KTV,桌球等娱乐活动,或者安排按摩等消除客户疲劳的活动。

2. 工厂:

1)提前沟通采购部,和工厂打好招呼,采购部前期多与工厂沟通强电自己跟客户关系很好,另外自己单子多,会给工厂很多订单,增加一些询盘量,或者必要的方法都可以采取,这样让工厂觉得你能为他带来很多客户,很有实力,这样他就不会去抢客户,因为他怕得罪了你,得不偿失;

2)拜访前拿掉工厂资料,可以印些我司样本册放在工厂。

3)若有条件,把公司的logo或名字提前做好牌子贴挂在工厂大门或者墙上,表面我司的战略合作供应商。

4)最好一旦客户确定了时间,提前过去工厂,熟悉工厂布置,包括仓库,生产,装配,原料,包装,半成品,实验室,样品间,会客厅,洗手间,

5)另外注重细节,客户问洗手间第一时间带过去,清楚样品间的电灯开关在哪里,基本的测试工具会使用,会开启操作简单的测试台,与工厂的管理者点头微笑示意,对所有的工人微笑,表现出比较熟悉。在工厂老板面前要表现低调,不要让客户感觉老板对你比对客户更加重视和喜欢。

6)了解工厂车间布置,生产线流程。提前大致了解产品的材料工艺,加工流程等了解且能用英语表达清楚自然。

7)对工厂的老板,副总,技术经理名字熟悉,做到在客户面前不犯错,不露馅。提前安排工厂陪同人员,最好听不懂不会说英文。

8)与工厂提前说好若现场报价,请工厂加上我们公司的毛利。

9)提前让工厂准备好相关的产品样品技术图纸等。

10)最后要对工厂各个环节拍照视频留底,作为以后开发客户的素材。

3. 自己:

1)准备好名片,产品样本图册,报价订单表格,笔记本,计算器,电脑以及话题项目备忘录,客户的小礼物(泥人,陶瓷工艺产品等)。

2)提前向财务部上级申请预算金额。

3)对自己公司的文化产品优势深入了解,尤其是客户要看工厂的或是要采购的产品,做到英文流利熟练自然表达产品的卖点和优势,最好有PPT介绍。知道客户当地的同类客户或竞争者有哪些,主要采购什么产品。

4)提前了解准备一些日常话题,最好是客户感兴趣的电影,新闻,运动爱好等。或是客户社交媒体上面经常分享和关注的东西。也最好了解下客户当地重大的节日和活动方便与客户进行互动。

5)准备一些中国传统人文知识且熟练英语表达,尤其是参观工厂所在城市的著名景点,历史故事,节庆日等,给客户一种旅游的感觉。

6)提前记忆模拟熟练餐桌饮食用词,告诉客户菜的来历,营养功能,哪里的特色,甚至可以将其中的一些风格特色和客户当地的饮食相比较,给客户一种家的感觉。

二、拜访陪同过程中

拜访过程中,陪同客户寸步不离,随时做好记录,包括客户的疑问,要求,需报价产品,方便时飞行模式开始录音尤其是在谈判桌上,方便日后跟进备忘作用。根据之前提前准备的东西,灵活运用,在过程中随机应变。

1. 工厂:

1) 客户面前表现淡定,对工厂的生产流程、工艺、技术、材料、测试等相关英文表达自然。

2) 不要傻逼一样去和工厂的老总或相关陪同技术人员握手。工厂老板可以很远的地方就举手示意,或是凑过去窃窃私语,工厂一般人员技术可以手搭在对方肩上,给客户一种你们关系密切。与陪同人员聊天可以聊他感兴趣的或是家庭情况,防止直接说到业务话题。不要让工厂的人员单独和客户在一起,哪怕去厕所也跟着。

3) 客户若现场报价,可以给个大致范围,然后回去整理好备忘录,系统详细全面再报价。

2. 接待饮食住宿:

1)提前1015分钟拿着客户名字牌子机场或车站接待。打招呼并亲切握手,车上要随时与客户保持沟通,是了解客户情况的绝好时机,之前准备好的话题可以这个时候用,另外,路途中时间如果很久的话,也可让客户闭眼休息。 如果聊到生意有关东西或重点,随时记录。

2)对客户热情,提行李。给客户安排副驾驶后面的VIP车位或客户自己决定车位,开门关门,招待到位。

3)餐厅要赶紧整洁,要有刀叉等工具。知道熟悉餐饮位置和周边洗手间,或安排人员在电梯口指引。吃饭的时候多考虑客户,夹菜(最好用公筷,或者指着,do you want to try this?然后大家一起来吃),倒饮料,热情大方有礼介绍菜谱。

4)记住熟悉车位。

5)送走客户并收尾。各得其所后这单生意也算圆满结束了,在访问结束后送给客人一些小礼物,礼物不需要太贵重,只代表心意。如果客户的行程还没结束不着急立刻回去,这时候你可以带着客户区一些娱乐场所或是欣赏一下当地的风景。然后结束后就直接送客人去机场,那么这样就算完整的结束了。在客户回国后要及时联系客户表示问候,再者就是希望此次访问能够更好的促进两公司之间贸易了。

三、后期跟进

 1. 客户:

1)看厂后,马上要和客户谈价格,确认交期等细节。最好是现场签单。

2)后期邮件电话及时跟进。把客户参观工厂过程中的要求,询价以及谈的重点东西做成备忘录,第一时间发给客户,和客户进一步探讨和深入合作。

3)做好试订单或订单的细节的深入谈判,并在合作后服务到位。

2. 工厂:

要定期向工厂汇报进度,给工厂希望,否则每次询价后,拜访工厂后就玩消失,工厂不喜欢,给我们的支持就少了。

3. 自己:持续,勤奋,及时的去跟进客户。

总之,客户拜访可以证明客户意向很明显。因此要把握好这个机会,一定要做好前期的准备,准备的月充分越有利于双方的合作。另外在接待中要不卑不亢,不急不躁,从容淡定,注意细节,耐心的陪同客户,解决客户的疑问。多了解客户的需求。然后后期的及时和密切的跟进要落到实处,让客户今早开始正式合作,之后的跟进和服务做到位。

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