今天我们讲订单跟进。关于订单跟进,首先我们会分开一些内容,跟进包括了生产进度,还有把生产进度的情况,还有货品与配件的情况,向客户汇报的一个板块。然后另外内部的一个验货,还有外部的一些验货,这种记录报告,能够每周都向客户进行发送,那么这样就最好的。包括了在订单完成之后整个的运输物流的状态,现在是什么情况,那么包括了单证,都应该向客户进行一个汇报,这才是订单跟进比较完善的一些板块。

我们现在先看看一个就基础流程,那么这个基础流程的话,是向客户进行汇报的整个过程。

转化率达到90%的订单跟进方式

首先第一个板块是订单,订单的话就是客人的口头承诺,并不是已经打现金过来的那个,也就是说在没有收到订金之前,客人说这个订单OK了。后面会对接财务资料,各方面这种板块,这个是属于订单的定义了。订单有了之后,客人可能答应了,两天内我打款给你之类的这种的信号,但是有可能客人那边,不会一定会及时地打款过来。

这个过程我们有些业务员就开始催客人的款,可能会用一些订单现在排得比较紧张各方面,或者原材料有可能上涨之类的一些理由,去跟客户来去催订金。但一般来说,我就很少会用这种方法来去催,一般我建议业务员用合同评审的方法来去催。那么合同评审的方法,就大概的一个情况就是说,客人还没打订金之前。然后我们会把这个口头承诺的订单跟客人去汇报以下的一些情况。

第一个,我们生产部已经安排加班加点,连续两个礼拜,然后把手头上的工作尽快完成,准备安排几月几号,来进行生产你的产品,那么把生产部的规划告诉他。

第二个,就是把我们的一个采购部,我们采购部把所有的订单需求的备件已经分集好了,已经分发给各个供应商,还有原材料商。

然后在明天我们就可以收到,原材料供应商还有配件工厂的,那边的一个情况的一个汇报,我们同时也会要求配套的供应商,要求他们尽快地完成手头上的订单。准备在哪一天,开始正式生产你的配件。这个是第二个板块,从生产到采购,然后最后一个板块,就是我们的技术部门,我们的品控部门针对你的一些要求,已经做好了整个的一个技术的一些参数,有关的资料会在后天。

给你进行一个核对,那么这样的话,我们就有明天和后天,跟他沟通的一个基础理由,同时来说我们已经做了这么多工作,客人的话就会觉得应该要打款了,就好像平时去买水果一样。卖水果那个阿姨从来都是这样说的,免费的试一下试一下试一下,不用钱,当你试了几个之后你不给钱你好意思吗,那么就是这种的方向,我们先把我们该做的工作先做好,让客户觉得我们已经在进行当中了。

现在他那个订金需要尽快确定了,那么这种方式方法,也是我们在接触香港的贸易行,他们经常用的一些套路,这个叫做默认成交。这样的话对客户来说,他会有一些紧迫感。比如今天打电话问我要钱,过两天又打电话问我要钱,第三天还在催,会觉得这个人非常非常讨厌。如果我们用这种方向的话,一天、两天、三天,我都有理由跟他沟通,所以这个就是我们在催客人订金的时候,合同评审的一个作用,用这样来去跟客户做一些互动的理由。

第二个板块,当订金到了之后两个小时以内,我们必须要通知到客户,那么这个在前期我们跟他沟通的时候,尽可能把沟通的具体联系人给确定下来。有可能会打扰到他的休息时间,但是这个客户一般都不会介意,因为当他的钱打出去之后,他都希望这个钱能够安全地到达了供应商那边。这样他也放心,免得心一直悬在那里,会心里不太好受。所以我们尽可能在两个小时之内能够以不同的方式通知到客人,这样的话客人会觉得你这个人做事非常有交代。

第三个板块,我们看看收了订金之后,一般我们在48小时以内一定要把排产计划,排产的进度计划表之类的这种要汇报到客户那边。包括了像原材料什么时候可以完成,什么时候可以上线的一个计划,整个都排给他看,让他清楚地知道,你已经在开展工作当中,这样的话,客户的感受会比较舒服一点。

我们再看这个过程完成之后,就需要每周向客户去汇报,有关原材料,配件它们的一个生产进度,还有一些品质报告。那么每周要向客人来进行一个汇报,因为客人最担心的就是,当我钱打过去之后就没有音讯了。过了20来天突然之间要叫我去打款,那我都不知道你的货做成什么样,那时候就催打款了,心里面是很不好受很不舒服的。一旦从钱汇出去那一刻,货还没收到,他心里面还是悬着悬着,还是很担心这件事,不知道做不做得好。同时来说如果第一趟交易的话,会不会这个工厂收到钱之后就跑路,他都一直在担心。

所以老外他们到最后收到货柜打开了,打开了产品看过试过都没问题了,卖出去几天都正常了。那个时候才真正放心,所以这个时候我们在整个的空档期应该每周都向他汇报,让他比较安心,如果不是的话,很容易搞到客户心脏病给我出。

我们每周向他汇报,一直到了差不多已经是百分之七八十的时候,那么这个时候开始来去约他们的人验货了,安排装柜一系列的东西。这个时候我们就要准备好跟他们的一个验货前的准备,验货前的准备最好是把客人的原来跟我们约定的一些要求,提前跟验货的那家公司给沟通好。客人跟我们约定的是这样的,如果是这个约定提前跟他说的话,验货的过程会比较容易顺利。

因为有时候验货的人过来之后,一发现这个问题,你这里做得好像不是太标准,但是你一旦说客户就是这样要求,我就按照客户要求,搞到验货的人非常的没面子。到最后他老是要找点残来去处理一下,这样的话就没必要。一般来说,我们会在验货员过来前会发过去或者一来到我们会跟他说清楚,这一趟客户在哪几个点是这样要求的,可能跟你们平时验货的那个是有点出入,然后这几个点我就跟你先交代一下,看那个情况怎么样,那么这样的话,让验货比较顺利的去通过,然后在后面的话,包括了整个装运的一些准备。还有装运的过程,还有卸货应该怎么去卸,这些内容都把它处理好再发给客人。

最后跟进回访,那么就是这整个系列的一个流程,那么这个流程也会给客人在没有打订金之前,也就是说在沟通的时候。我们讲到上一边的时候,在询盘跟进那个业务主管,要告诉客人的跟进流程。那么这个板块也是在那个时候就开始输出了。

我们讲完这个板块之后,我们看看实操的一些表格。那么这个是一份我们内部的实操表格,这份资料没必要去给客人的,但是我们内部用来记录了。跟单人员他应该如何来跟进,因为这个客户下单是什么时候,出货在什么时候,验货是什么时候,验货公司是谁,然后物料部门多少天要完成,生产要多少天,总共的周期。还包括了这个客户的一个电气要求与具体的情况,还有客户在哪些地方是做过修改的,包括了结构电器表面处理,哪些是有做过修改的包装的一些要求。包括说明书、内箱外箱,还有要不要贴箱号之类的这种,包括现在很多都要贴箱标了,还有条码这种的方案。

它的标签装配图,还有客户有哪些参数要提供的,把这些标签的东西都做好一个跟进。因为我们做灯的灯标签也比较多灯头、标灯、体标、注意标、提示标、电气标、标签。所以都会做好这个框架免得漏掉,一漏掉的话一验货,单单要你补个标签那就真痛苦了,客户订一万个灯泡。每个灯泡上面缺了一个标签,那重新一万个打开再重贴,那就痛苦得不得了。

所以这种都会列清楚在上面还有其他注意事项,包括了还有结算的一些方式,那么结算这个板块的话,就会总金额多少,订金多少,余款。还有他是以什么方式的,然后最后还要财务那边去确定,那么这个才能够完成我们整个的跟进当中的,这个钱的问题。

再到了结算的一些细则的东西,包括是否要开票,退税各方面东西,离岸港口,到岸港口,提单的一些处理方式,电放还是要寄过去,然后要不要做form1 formA之类的。再到最底下的这一步,分了是关于我们原材料进度的一个跟进,就是多少天你应该去了解,这些板块是否完成那我们都有一个计划时间。

那么这个板块,就是我们整个订单跟进,内部人员使用的,也是说跟单员他在用的一份基本的一份表格,做好这个表格,哪怕是一个刚刚入行的人,只要跟他说一两遍,带他做一趟他就变成非常的熟练,不会漏掉。所以还是用表格来管理的话,就比较容易落地,那么像台湾人一样管理一定是用表格,那么这样的话错了或者做漏了以后再补一下。这个是我们在订单跟进的内部人员,还有客人知道什么样的流程的一个内容介绍。

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