跟单的重要性—单据的准备

我们与客户签订订单的时候肯定会事先确认一下具体的单据要求,一般如果客户没有特殊的要求,那么就只要提供货物箱单,发票还有质检单以及货物提单以及货物保险单即可。不管提供什么单据我们一定要事先要与客户确认清楚了。有的单据是要提早准备的。

我们有时候客户会要产地证,但是如果我们不问清楚客户到底要什么样的产地证,那么可能会在最终交单之后,客户清关的时候给客户的清关造成影响。我们一定要详细的了解清楚客户所要的产地证书的具体要求。

有时候客户也会要质量单,对与信用证客户有时候还会索要船证,这就要我们订舱的时候就与代理交代清楚,我们需要什么样子船证,之后代理想办法给我们出具一份就可以了。总之不管客户要什么样子的单据,我们一定要清楚地知道我们是否能够提供。这样也不会造成很多不必要的麻烦的。

单据准备的时候,我们一定也要尽早,不能说我们想什么时候准备就什么时候准备,我们也一定要为客户着想,我们尽可能以最快的时间准备好我们能够准备的单据。如果需要产地证我们也要及早申请,或者需要货物保险单我们也要及时投保,这样确保我们在收到货物海运提单的时候,单据完整我们就可以及时的寄出去了。

我们对于单据可不是简单的敷衍了事就可以了,尤其是信用证我们一定要确保没一个字母的正确性。单据对于信用证来说至关重要,单据会影响我们的收款情况。我们一定要谨慎对待,并且每次认真仔细的检查,只有平时养成认真仔细的。

准备好的单据我们也要事先发给客户让客户确认一下,如果没有问题,那么我们就马上邮寄过去,毕竟这样单据在我们这时间来得及的情况下还是能够修改的。尤其是第一次合作的客户,我们在与代理确认海运提单信息的时候,一定要给我们的客户发一下,让客户确认一下,看看有没有什么特殊信息需要增加的。这样避免了我们修改单据的费用,同时也为客户的单据节约了时间。总之,单据无小事。我们在给客户邮寄之后,要及时的告知客户快递物流单号,同时我们也要及时跟踪一下,以免单据丢失,不可挽回。

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