日常邮件小细节

1, 收到客户的邮件我们一般会选择什么时间回复比较好,这个时候我们要考虑与客户的时差问题,我们力求在客户上班的第一时间客户收到我们的邮件,我们可以设置定时发送什么的。如果我们由于某些原因不能够及时给客户回复,那么我们就要简单的告诉客户邮件已收到,我会在什么时间给你回复的。这样我们就会给客户留下好的印象,不然客户还会以为我们没有收到呢?

2, 不要以为发一封邮件很简单,我们只要回复就可以了,但是我们一定每次保证邮件的完整,每次都要带有自己公司的签名,万一客户有什么事情找我们,查找邮件都没有我们的联系方式那该怎么办呢?其实,只要我们发邮件的时候设置成默认的签名那么就可以解决这个问题,这样给客户带来便利,我们也不会获得客户更多的赞许的。

3, 有时候客户的邮件会抄送很多人,但是我们回复的时候往往忘记抄送,那么就会造成一些误会,可能会给客户带来沟通上的障碍,万一抄送的邮箱是对这个邮件起决定性作用的人,或者抄送的邮箱也是这个事件的主要链接人,那么我们岂不是丢失了好的机会。所以我们一定要确保邮件该回复的回复了,该抄送就抄送。这样就不会促使中间环节失去链接,也会提高工作效率的。

4, 回复邮件之后,在发邮件之前我们一定要确保我们的回复已经涵盖客户所问的问题,并且条理清晰,最好用1,2,3,标记出来,这样客户也会一目了然,也会对我们办事简单明了表示赞许的。这样清楚明了的给客户标记出来,客户就会一下子专注重点,同时也会让客户觉得我们是一个办事调理清晰地人。

5, 有时候可能客户给我们电话或者Skype上聊天,但是每次我都会在给客户发一封邮件确认一下,把我们谈话主要内容概括一下,这样获得客户的认可。就像国内的客户我们不接受任何口头上的报价一样,口头上的无凭无据,只有用语言文字表现出来才是最为妥当的。

6, 我们的邮件一定要定时的保存,因为有时候可能我们的邮箱达到邮件的上限,那么就会影响我们邮件的收发,所以一定要定期把邮件转移到另一个邮箱里面,确保我们这个邮箱可以正常使用。

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