学会了制作管理客户的表格,做业务会轻松许多!!

外贸业务员在工作一段时间或者说开发了一定数量的客户后,会发现客户资料越来越多,越来越乱。客户资料虽然有分类但是不科学,没有区分主次,导致很多客户跟进不及时,效果不明显,最终流失。

因此做好客户资料整理是特别重要的一件事,正所谓磨刀不误砍柴工。其实我们做外贸大部分时间也是在分析客户,然后精准定位跟进客户。如果能够系统的,有序的做好客户资源管理,不仅可以提高我们的效率,还能清楚地了解客户,维护客户关系,理顺跟进情况,从而提高成单率。那怎样进行客户资料管理呢?这就是本文接下来的内容。

首先我们要思考哪些资料是需要整理: 客户公司信息;联系人信息;订单跟进情况信息;样机信息;总订单记录信息等等。确定好这些所需要的信息后,我们就可以从资料的整体和局部关系问题分析,确定管理的整体思路。

资料的整体和局部关系:对于个别客户,它的基本信息和业务明细,建议不要放在同一个表格中,分开成多个表格。可以分成如下几个表格:联系人表格,客户公司信息表格,客户跟进表格,客户购买记录表格,客户国家信息表格等等;对于多个客户,按照等级分类,可分为ABCD等级归类;这样方便区分和记录。但是这些表格不是完全独立的,而是依据客户内在地联系在一起,是一个整体。这些单独表格整合在一起能够方便我们了解一个客户的全部信息。

现在我们来看看具体实际操作。

将客户分为A(贵宾客户) B(种子客户) C(潜在客户) D(中断客户)四个等级,A类客户是指每年稳定返单,并且订单量大的客户;B类客户是指行业内的优质品牌商,有过合作但是没有稳定返单的客户;C类客户是我们所在行业待开发的客户;D类客户是指订单在进行但是量小或不稳定客户;四类每一类建一个文件夹。客户文件夹名字可以这样编号:区域+国际+客户缩写,像: 欧洲+德国+Fakir,欧洲德国客户Fakir,这样我们就可以建立这个客户的资料管理表格了。

1. 联系人信息表

含认识客户途径(例如通过展会,B2B平台询盘,社交方式facebook, linkedin等认识);职位,这样利于我们和客户谈判的方式,因为不同职位权限不同。比如采购助理他是没有决策权的,和他接触时我们需要表现出我们理解他需要报告给上级,给他提供全方面的资料,最佳合作方案。这样会让客户感觉我们就是他的同事,一起服务好他的上级,不给他添麻烦;职业生涯,通过社交工具如linkedin 了解客户的工作经历,判断客户对这个行业的了解程度。宗教信仰,兴趣爱好,来中国频率等等,我们可以通过facebook等多去了解,这样方便我们可以和客户有话题聊,在和客户用餐时也可以避免他们的禁忌;通过来中国的频率也可以判断客户对中国的了解程度,比较频繁侧面反映出客户公司经常有和中国的业务往来,相反没有来过或者第一次从中国采购的,我们可以在报关时给客户提供帮助,让客户放心。最后是客户邮箱,电话,传真,skype 等基本联系方式。

2. 客户公司信息表

可以通过客户网站分析知道客户公司的基本情况,比如成立的年限,主营产品,公司优势等,组织架构,销售方式。我们也可以问问联系人关于他们公司的情况,尤其是见面时客户展示他们公司的PPT,及时记录有效信息。从网站分析产品,best seller new products, 我们都要去分类,看看客户新产品“新”体现在哪,我们是否可以生产满足。Best seller有什么卖点,结合我们对行业的了解,看是否能知道其供应商。通过客户的新闻News去了解客户近期发生的重大事件。

3. 客户国家信息表

对客户和其公司了解后,我们还需要对客户所在的国家建立档案。我们需要去关注这个国家的经济水平,政治文化,法律法规,消费特征,旅游资讯等。比如节日,大家都知道的穆斯林斋月节,我们需要提前去预防节日带来的不方便。例如南非黑人国家喜欢闪亮闪亮的东西,而美国觉得很闪的东西档次显得低,所以他们喜欢哑光的表面处理工艺,因此国外的差异也是需要我们去收集整理。

4. 客户跟进表

这个跟进表可分为等级客户跟进表及优先客户跟进表。对于潜在客户或有意向客户,我们需要对同等级的跟进情况做简单记录,例如初次报价时间,报价数量,单价等等,可以理解为跟进历史存档和跟进日程提示。

前面的“等级客户跟进表”记录的对象就如沙子,而“优先客户跟进表”记录的对象就是从沙淘出来的金。也就是从上面挑出来很有可能成单客户,属于重要但不紧急,高回报的客户,是我们需要花时间和精力去跟进的对象。报价时间,数量,单价,交货期,客户要求,每一次联系的大概内容等等我们都必须记录。

5.订单执行情况表

订单执行情况表是目前正在进行的订单,是跟进客户的关键环节,关系到整个外贸流程是否能顺利走完,既重要又紧急,需要我们高度重视。每一个流程的节点在哪,进行的如何都是我们需要更新以便去掌控避免突发情况。如我们给工厂的交货期,工厂回复的交货期,原料采购期,生产进度,船公司给的船期等。对于一些老外贸人员来说可能同时跟进几个订单,这个表格的作用更重要。

当然我们也可以把正在跟进的样品单也放在此表格一起。

6. 样机,订单记录表

送样成单后,我们也还是需要去整理客户的年订单量。可以将所有成单客户放在同一个表格,按照年份不同记录在一个sheet中,记录客户每一个客户每一单的出货时间,到港日期,付款方式,订单单价,数量,总额,销售情况记录。 这样我们便可以从表格中去判断客户大概的采购月份,参考销售情况去适时催客户翻单。

样机记录表会稍有不同,但是同样重要,客户询问了样品,说明他还是对我们的产品感兴趣的。除了基本的数量,交期,是否免费情况等,对于有些有特殊功能区分的,我们需要把功能,颜色,特殊规格记录清楚,因为这些都涉及到大货,我们需要从一开始就杜绝错误,让客户放心。

整理完这些表格后,是不是感觉思路清晰了很多?外贸其实不是闷着头去开发客户,开发了客户后我们需要去整理,分析挖掘有质量的客户,理清思路,将日常工作适度流程化,达到事半功倍的效果。

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