外贸干货 | 一份完整的报价单应该包含哪些内容

外贸干货 | 一份完整的报价单应该包含哪些内容

文章来源公众号:新丝路研究院

报价是整个外贸中与客户交流的一个重要环节,决定着客户是否第一次把你的报价淘汰或是继续合作。当客户拿到报价单时,考虑的不仅仅是产品的一个价格,而是要计算成本和价格是否能达到预期利润,才会下单。

那客户的成本包括了哪些呢?价格、进口关税、清关费用、运费、保险费以及一些隐性成本。客户每天收到的报价单有很多,不可能每一封都回复,如果无法从一份报价单中计算出他所能得到的利润,那么报价面临的就是淘汰。

针对这些,我们给客户报价时通常会包含这些信息:

一、外贸报价单的开头

1.卖家/买家基本资料(举例)
工厂标志(FactoryLogo)
公司名称(Company)
详细地址(DetailedAddress)
邮政编码(Post Code)
联系人名(Contact)
职位名称(Job title)
电话号码(TelephoneNo.)
传真号码(Fax No.)
手机号码(MobileNo.)
邮箱地址(E-mailAddress)
聊天方式(MessengerOnline)
公司网址(WebsiteAddress)

2、报价单的抬头: 
报价单标题(Quotation/QuotationForm/Price List)
参考编号(ReferenceNo.)
报价日期(Date)
有效日期(Validdate)

二、产品的基本资料

产品描述与规格

序号(No.)         

货号(Item No.)

型号(Type)          

产品名称(Product’s Name)

产品图片(Photo)      

产品描述(Description)

原材料(Materials)     

规格(Specification) 
尺寸(Size)            

长度(Length)

宽度(Width)         

高度(Height)

厚度(Thickness)      

管径(Tube’s Diameter)

形状(Shape)

外观颜色(Colors)     

数量(Quantity)

三、 产品的报价条款
一般的报价(贸易)方式(EXW,FOB,CFR,CIF)
报价书写包括装运港,目的港(LoadingPort,Destination Port),货币种类,中银汇率(Currency,Exchange Rate),单位价格,货币单位(Unit Price/PCS,Unit)

四、包装数量条款

包装条款(parkigclause)是用来规定货物包装方式、包装材料、包装费用负担和运输标志等方面内容的条款。包装条款是指包括包装的种类和性质、包装材料、包装尺寸、包装费用和运输标志等内容。货物的包装主要分为两类:

(1)运输包装,又称大包装或外包装,主要作用是为了保护货物的安全运输,便于装运和储存。

(2)销售包装,又称小包装或内包装,其作用是为了保护商品的质量、数量。包装条款是买卖合同的主要条款。按照各国法律规定买卖双方对包装条款一经确定,卖方所交货物的包装必须符合合同的约定。

包装条款报价的方式:

1.按整柜(20’,40’,40HC,45HC)提供报价;(20英尺货柜,40英尺货柜,40英尺高柜,45英尺高柜)

2.按最小定单量(MOQ,Minimum Order Quantity)提供报价

3.按库存量(QTY. in Stock)报价

各类货柜的内容积、配货毛重、体积对比 

包装条款包含内容及书写格式实例:

1.MOQ:500PCS/Design,500PCS/Item
最小订单量:500支/款

2.QTY. in Stock:5000PCS
库存数量:5000PCS

3.More or Less Clause:at 5%
短溢缺条款备品数量:5%

4.Total 100CTNS,200PCS/CTN,OuterCarton’s Measure:48*28*36,24Inner boxes/CTN,总共100箱,每箱200支,外箱尺寸:48*28*36厘米,24个内盒/外箱

5.Inner box’s Measure:5*3*2,12PCS/Inner box
内盒尺寸:5*3*2厘米,12支/内盒

6.Net Weight,Gross Weight,APN No.,Bar code,Bicolor,RGB,CMYK
产品净重,产品毛重,产品代码,条形码,双色,三色,四色

7.Carton’s Main/ Side Shipping Mark
外箱正唛/侧唛

五、付款方式

用什么样的付款方式对价格来说确实存在影响的,虽然往往这种影响相对于整个定单金额来说是微不足道的,但首先付款方式是必须明确的,另外考虑这种影响也有利于在报价过程中做到精确和掌握与客户交涉的筹码。

外贸出口主要的付款分为三种,信用证L/C(Letter of Credit),电汇 T/T(TelegraphicTransfer),付款交单D/P(Documentagainst Payment).其中L/C用的最多,T/T其次,D/P较少

六、报价有效期

这个有的时候容易被忽略,一份报价需要告之客户有效期是多长时间的,因为产品原材料,技术,职员工资,汇率,海运费,保险费,国际局势变动,国内政策变化等都会影响到产品的成本,所以必须标明有效期,没有哪一种产品的价格是一成不变的。而且一般客户对报价都会存档,很可能出现半年以后,一年以后,或者更长时间客户拿出当初的价格来商谈,这样如果没有当初价格的有效期为约束的话很容易使我们陷入被动地位。另外还要指出报价的当时时间。

七、 交货期条款

(一)交货时间的规定方法

交货时间一般是规定一个期限,而不是某个具体日期. 常用的有以下几种规定方法:

⑴规定在某月内装运.

⑵规定在某月月底以前装运.

⑶规定在某月某日以前装运.

⑷跨月装运,即规定在某两个月,三个月或几个月内装运.

⑸规定在收到信用证后一定时间内运. 一般还应同时规定开到信用证的期限.

⑹在买方急需而卖方又备有现货的情况下,可采用交货术语作为交货时间.

由于各国对近期交货术语的含义解释不一,因此,除买卖双方对它们的含义取得一致的认识外,应尽量避免使用.

(二)规定交货时间应考虑的问题

规定交货时间必须恰当可行,一般应结合下列情况考虑决定:

⒈货源情况

⒉运输情况

⒊市场情况

⒋商品情况

八、留尾巴

为了防止报价单一出,音信全无的尴尬局面,一定要留尾巴。也就是给自己留下足够的发展空间。比如说产品的独特优势和亮点,或是根据订货量、具体的付款方式,给予一定的优惠。这部分是为了突出我们产品的特点,即便是价格不符合客户的期望也不至于淘汰,突出关键点,给客户思考的时间。

这样一份报价单发出去,一来看着详细清楚专业,二来让客户清楚的了解全面信息。当然,一份完整的报价前提是你要知道客户到底需要什么,掌握的报价内容越全面,得到的信息越全面,报价就会越有针对性,越能够满足客户的需求!

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