春节前如何写放假通知给客户?

春节前如何写放假通知给客户?

        春节,是指汉字文化圈传统上的农历新年,是中华民族最隆重的传统佳节。新世纪以来,中国经济和文化影响力的增强,海外“春节热”逐年升温,已有十几个国家把中国春节定为本国的法定假日,春节将逐步成为世界性的节日。很多外商也都知道我们放假,但要不要给客户写放假通知呢? 
        有很多圈友纠结这个问题,我认为:你要是能够坚持在假期之间及时回复客户的话,那可以不写,如果不能的话,那就最好写一下,因为写放假通知的好处还是比较正面的。 
       其一是出于礼貌尊重客户,更好的维护跟客户的关系(你可以想象客户发给你你一直没有回复的心情),给买家有个好的用户体验; 
        其二是预先告知一下,客户可以提前做个小计划,合作有条不紊; 
        其三是跟进环节不中断,年后工作衔接的上,跟进不会手忙脚乱而乱了分寸; 

        那以何种方式来告知客户呢? 
        相信很多圈友都跟我一样,很多经常合作的老客户是有互相加了对方成为社交好友的,对于此类客户,社交软件是首先,因为这个非常的及时,如何假期有变动,随时可以保持联系,这是很好很灵活的方式。当然,也可以通电告知,但对于大部分客户来说,我们经常用的还是邮件,所以,以邮件的方式告知客户就是最常用的,这里有几种方式: 
        一是不会特别通知,而是提前一两个星期把放假时间写在邮箱签名上;这种的好处是你可以多次在回复的邮件签名上告知客户,让客户时刻注意你的假期信息而提前做好计划,但此方式不是很正式。 
        二是提前设置好邮件,很多邮箱都有自动回复的功能;这个好处是假期期间客户发给你,能够自动回复及时提醒客户,弊端是内容单一和方式不灵活。 
        三是最常见的,就是在假期前直接发邮件告知客户,内容可以有针对性而且丰富化,也比较正式,客户也觉得自己受尊重,用户体验当然就比较高。 
        我个人比较推荐的是根据自己客户的特点和实际情况,综合和灵活运用这几种方式。 

       我们确定哪种方式适合自己的,然后就可以来写邮件了,那写那些内容,以及要注意什么事项呢? 
        一般来说,我们发的邮件的对象是有合作的客户,也就是跟我们打过交道的,我们只有告知他我们的贵公司放假的时间安排即可,也不要太多的客套话,这是个大方向。当然,要根据实际情况,这里特别要注意的是: 
        一,正在跟进的客户,你要在放假前告知客户的正在跟进的进度,让客户也有个心理准备; 
       二,告诉客户应急的联系方式,要是假期有突发情况,可以联系到你; 
       三,你自己要事先准备好一些跟进的资料,假期间或者可以派上用场,不要因为过节而错失了大客户; 
       四,要是跟进的单子涉及刚第三方的,比如工厂生产方、海关、运输等方面的,最好跟进实况而说明一下。比如工厂方是什么时候渐渐开工生产,因为客户催社么的话,也可以知道啥时候陆续生产。 
        当然,邮件的内容也可以适当丰富,可以介绍一下接下来会是传统的中国新年,向客人传播一下中国文化,顺便祝福一下客人,甚至对于要好的客户,可以邀请假期间来大陆玩玩;另外,你也可以把放假的那些天使用日历的形式展现给客户,也可以是卡片的形式等,客户一目了然,既让客人知道了你在假期中,给你及时服务都是你的格外用心的结果,又能加强跟客人的联系。 

        一切准备好,那什么时候给客户发放假邮件比较好呢? 
        我认为一般是在放假的前几天发比较好,在跟进的客户要是有重要事情,可以先确认一下跟进的进度,然后商量一下长假的工作安排。而对于那些没有在跟进的一般客户,你可以提前一两天发就可以了。 

        下边是一个模板,大家看看了解一下。 
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Dear valued customers: 
      Spring Festival Holiday Notice 
      Due to the Spring Festival holiday leave, our  office will be temporarily out of duty from Feb 2nd to Feb 11th, 2016. 
We are return on Feb 12th, 2016, so you will be able to communicate with us by then or any  urgent things you may 
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Sat.    Sun.    Mon.    Tue.    Wed.     Thu.   Fri. 
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       Best wishes 
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Dear valued customers: 
       We would like to take this opportunity to thank you for your kind support all this while. 
       Please kindly be advised that our company will be closed from Feb 2nd to Feb 11th, 2016, in observance of the Chinese Traditional Festival, Spring Festival. 
       Any orders will be accepted but will not be processed until Feb 12th, 2016, the first business day after the Spring Festival. Sorry for any inconvenience caused. 
        Thanks & Best regards 

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