外贸人,春节前这几项工作要做好

外贸人,春节前这几项工作要做好

新年将近,提前祝大家新年快乐!但别只顾着过年,年前记得把这些做好,年后才能无后顾之忧的尽情接单哦!

一、为什么要提前让客户知道我们要放假了?

与我们长期合作的老客户其实已经熟知中国春节的特殊情况了,他们一般都非常有意识,提前一个月左右就把春节期间的采购计划发过来,跟我们核对哪些货物可以分批次先发过去,如果不能发过去,春节后的第一个装运期是什么时候。对于这样的客户,我们只需要做例行通知就行了。

对于一些新的、比较少或没有跟中国供应商打过交道的海外采购商客户,他们的采购并不是很频繁,对中国的节假日不是很了解,准确的说,他们没有规划、没有计划,想到哪做到哪,春节期间也不例外。那么,我们就有必要提前提醒他们这些相关的注意事项了,通常要提前通知客户内容包括:我们的放假区间,最后一个船期大约是哪一天,节假日之后最早能发货的大概是什么时候,让客户心中有底,该采购的,该发货的,提前做好准备。 

与我们长期合作的采购商客户,熟知中国的春节假期情况,一般都非常有意识,而且通常这些公司有专职采购,有足够的时间来安排采购计划。他们总会提前一个月把春节期间的采购计划发过来,跟我们核对哪些货物可以分批次先发过去,如果不能发过去,春节后的第一个装运期是什么时候。有了事先的沟通与准备,我们就能够避免因假期较长而耽误货期的囧事发生了。 

有些中国供应厂商有存货的,年底需要资金的,也可以利用这个时间,跟客户拉拉家常,发发邮件。顺便告诉他们:你们的库存货物的数量,价格,优惠期。当然,如果你们知道采购客户的具体需求,也可以告知他们库存货的优惠幅度,算是照顾老客户的一个条件吧。如果他们恰好需要这些东西,也许就能成交一笔生意。 

对于那些关系较好但最近没有下单的客户,也可以利用春节放假前的有利时机,让客户帮我们提高业绩。如果客户跟我们的关系很铁,这时,说不定就真的拉我们一把。 这个方法,说实话还真灵,客户也都愿意回复,反正发邮件不花钱,只要“度”拿捏的好,不要对客户造成骚扰,让客户反感就行。 

二、如何有效的通知客户? 

1. 正式邮件告知 

针对所有意向客户发送一封正式邮件告知(跟进)一遍,告知客人公司的假期安排,最后一个船期大概是哪一天,节假日之后最早能发货的大概是什么时候,让客户心中有底,提醒客户做好采购时间安排,库存不足的提前安排。同时可以告知合作客户,如果有紧急的事情可以邮件、电话沟通,不用介意会打扰到自己,但是要注意的是你能保证在放假期间你都能及时的对客户的每封邮件、每通电话实时响应反馈。 

参考邮件01: 

Dear XXX, 

Please note we will begin our holiday for Chinese New Year from 日期 to 日期. We suggest you place orders in advance, and we could arrange pre-production process accordingly. 

Kindly contact our sales rep for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you! 

Best regards, 

XXX 

参考邮件02: 

Dear xxx 

Hope you are fine. 

I would like to let you know that we will take our holiday on 日期 and will come back to work on 日期 for our Spring Festival (Chinese New Year). 

However, I will check my E-mail time by time.  If you have anything in urgent, please feel free to call me at 0086 电话号码 or send E-mail to me at 邮箱地址 and we will go back to you asap... 

Thank you! 

Wish a happy and prosperous new year . 

Best regards, 

xxx 

参考邮件03: 

Dear xxx 

We are pleased to inform you that our Chinese New Year holiday start from 日期 to 日期. All the orders placed after 日期 will be processed after we come back from holiday.  

Hence our office and warehouse are closed during the above period. Please feel free to contact us at 0086 电话号码 or send E-mail to me at 邮箱地址. 

Happy New Year to you and your family! 

xxx 

当然,邮件内容还是要根据自身实际情况和对应的客户对象进行针对性的优化撰写,这里特别要注意的是:正在跟进的客户,你要在放假前告知客户的正在跟进的进度,让客户也有个心理准备;告诉客户应急的联系方式,要是假期有突发情况,可以联系到你;你自己也要事先准备好一些常用和必要的资料,假期间或许要用到,不要因为放假而丢失了客户;要是有一些问题涉及到第三方的,比如工厂生产方、海关、运输等方面的,最好也要跟进实况进行说明一下。 

另外邮件的内容也可以适当丰富一些,比如可以介绍一下接下来会是传统的中国新年,向客人传播一下中国文化,顺便祝福一下客人,甚至对于要好的客户,可以邀请假期间来玩;另外,你也可以把放假的那些天使用日历的形式展现给客户,也可以是卡片的形式等,客户一目了然,既让客人知道了你在假期中,给你及时服务都是你的格外用心的结果,又能加强跟客人的联系。 

2. 网站同步更新 

网站上发布商务和专业性放假内容说明,让新老客户第一时间就能了解具体信息 

3. 邮件签名提醒 

在邮件签名上简洁清楚的描述春节假期时间和祝福,这样在你与客户进行正常的邮件往来过程中,都能让客户时刻注意到你的假期信息而提前做好计划。 

在这里题外一下邮件签名的思路,因为大部分人都是用的传统邮件签名,只是体现了公司和个人信息,其实邮件签名也是可做为营销,通知的好帮手,思路例如: 

营销型,突出工厂优势和主推产品: 

Mr. XXX 
Overseas Marketing Manager 
XXXX   Co., Ltd. 
Tel: 0086-***  Fax: 0086-**** ****   
Skype: ***      Whatsapp: 0086-136 **** **** 
E-mail:***     http://www.**** **** .com 

21 Years Professional Steel Office Furniture Manufacturer 
Steel Locker--Metal Cabinet--Office Drawer--School Furniture 

通知型(展会,假期等): 

Exhibition Name: Malaysian International Furniture Fair (MIFF) 
Booth number: 1M59 
Date: 01 March 2018 - 05 March 2018 
Address: Putra World Trade Centre, MATRADE Exhibition and Convention Centre, Kuala Lumpur, Malaysia. 
------------------------------ 
Thanks&Best Regards, 

Mr. XXX 
Overseas Marketing Manager 
XXXX   Co., Ltd. 
Tel: 0086-***  Fax: 0086-**** ****   
Skype: ***      Whatsapp: 0086-136 **** **** 
E-mail:***     http://www.**** **** .com 

21 Years Professional Steel Office Furniture Manufacturer 
Steel Locker--Metal Cabinet--Office Drawer--School Furniture 


个性化(针对某个客户的专属签名): 

Best Regards, 

Mr. XXX 
Overseas Marketing Manager 
XXXX   Co., Ltd. 
Tel: 0086-***  Fax: 0086-**** ****   
Skype: ***      Whatsapp: 0086-136 **** **** 
E-mail:***     http://www.**** **** .com 

CE Certificate--OEM/ODM Safe Box and Gun Safe Factory 

邮件签名注意点: 

1.  签名公司信息和个人信息准确全面,包含IM信息,排版注意优化移动端展示 
2.  签名设置为文字版,方便客户复制,尽量不要使用图片版签名 
3.  可以在签名部分加入公司LOGO,彰显正式 


4. 邮件自动回复 

在正式放假前设置好邮箱自动回复功能,这样在放假期间客户发任何邮件给你,能够自动回复及时提醒客户。 

参考邮件: 

Hi, 

Hope you are doing fine! 

Please noted we will begin our holiday for Chinese New Year from from  日期 to 日期.
 

Kinldy contact me for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you! 
For urgently, please call me at: 0086-152 **** **** or by WhatsApp:**** **** 

Nice time. 

三、我们还应该做些什么? 


1. 做好资料备份 

对所有常用和可能用到的资料进行备份携带,以备假期内需要 

2. 客户资料整理 

对自己手里的“僵尸客户”资料可以趁着放假时间进行重新的归纳整理,每天从中拿出5个、10个客户资料进行详细分析,极尽所能的找到客户的更多信息,搜索对方的网站,看其经营的产品,看其网上的联系方式,是否增加采购经理,或者主管甚至老板的联系方式,看看对方在社交平台有什么最新动态,是否能够找到一些有用的信息,并且做好记录。 

3. 记得更新社交平台 

假期内我们可以在自己的社交平台里发一些自己过春节的照片动态,一些有代表性的图片,很多海外客户还是乐于了解的,毕竟他们要跟中国人打交道,也需要了解中国的一些情况,更主要的是加深你在客户心里的印象,这个时候利用的好,比平时发礼物和节日祝福要有用的多了,反正朋友圈也是经常发的,顺便在其他社交平台多发一份就好啦!相关的词汇包括: 

春节 Chinese New Year 
除夕 Chinese New Year's Eve 
春运 spring migration 
农历 the lunar calendar 
生肖 zodiac animal 
春联 Paper scrolls 
春晚 the Chunwan Gala 
舞龙 dragon dance 
舞狮 lion dance 
庙会 Temple Fair 
烟花 fireworks 
红包 red envelope 
压岁钱 gift money 
鞭炮 firecrackers 
灯笼 lantern 
守岁 staying-up 
拜年 New Year's visit 
团圆饭 family reunion dinner 
年夜饭 the dinner on New Year's Eve 

这些国家客户也过春节

越南、印尼、朝鲜、韩国、新加坡和马来西亚,上述国家也过春节且有法定假日,春节期间发货至这些国家,需提前与收货人确认好紧急联系方式,以便突发情况应急。对于没订货的客人,也可以送上春节祝福!

4. 陪伴家人 

辛苦了一整年,回到家乡,少一点不必要的饭局、酒局,多一点时间陪伴自己的家人。 

想象一下:父母正在家门口等着你;爱人接过你的行李,拍去衣服上的灰尘;孩子又喜又怯,你忍不住把他/她紧紧抱住... ...会让你劳顿了一年的心灵终于得到了抚慰,会让你更加坚定所有艰辛都是值得的,也会让你更明白以后的日子需要更加努力! 

内容整理自网络

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