三分钟,教你快速认识外贸重要单证文件

三分钟,教你快速认识外贸重要单证文件

凡是外贸老鸟都知道,单证是外贸流程中非常重要的环节,如果你缺乏对单证的认知,会给客户强烈的不专业的感觉。我刚入外贸行业,苦战六个多月终于拿到智利客户的rechase order(订单),但是在准备外贸基本文件流程中,出现细微的差错,导致整批货的清关出现问题,给客户带来了很多麻烦。

为了帮助一些外贸新人避开坑,在这里为大家详细的介绍跟单的基本文件,希望对外贸新人朋友有帮助。

一、原产地证明文件

就我国的情况,原产地证明文件需要由国家进出口商品检验检疫局认证批准。因为我们是发展中国家,不少国家对于我们制造的东西进行减免税,那么产地证就是为证明货物“出身地”用。

二、形式发票

形式发票和普通发票的形式一样,但是本质还是有区别的,形式发票在外贸过程中通常作为一种商业报价。客户向我们下单时,我们会制作一份形式发票(英文缩写PI)回复客户,确定货物的品名,也就是客户想要产品的详细信息,生产商的品牌,产品订购的数量,交货的时间,付款的方式,包装的规格以及产品的价格。交易达成,客户就会在形式发票上签名以扫描件的形式发送邮件。

形式发票对于客户来说有以下作用:

1、客户想要拿到能够进口我国的产品的许可证,需要我们提供的形式发票作为凭证。

2、外贸操作中,客户的付款方式一般为信用证,因此通过形式发票,客户能够到当地的银行办理信用证,跨国转账付款。

注意你在制作形式发票的时候,必须添加有效日期,否则碰到信用不好的客户,可能会在几年之后拿出形式发票索要产品。

三、发票

发票和形式发票都可以作为合同,制作模式和形式发票也是一样的。但需要注意的是:发票必须要以我们进口商名义签发。如:****有限公司,*****市****区****号等公司信息。同时在发票上必须明确进口产品,因为客户收货时需要发票进行海关查验,如果你在发票上填写的产品有误的话,那么在清关的时候就会遇到问题,导致产品被退回。

四、箱单

箱单作用很大,它会跟随货物运出,海关查验货物可以通过箱单找出需要查验的货物。箱单没有固定的模式,但是必须明确列出每个包裹产品的名字。列如:

产品名称                产品数量

*****产品               ****pcs

*****产品               ****pcs

Total volume           ****kg

需要注意的是,出口公司必须在箱单上签字盖章。

外贸流程产生的文件非常多,不同的国家,由于贸易政策的不同,所需的文件也会有所区别。一般单证文件都会以缩写的形式出现在客户的邮件里,这时候,可以登录语翼在线人工翻译平台,指定译员为你解答。

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