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不懂用「call for action」你就別怪邮件石沉大海……

原创 作者:Ben 2017.06.12
浏览: 1746 赞: 17

常常听说邮件石沈大海。嗯,你们可能要了解一点,一个采购员一天要接触上百个邮件。正因如此,很多培训公司都在教人所谓的「Desktop management」,把事情以「重要度」importance和「紧急性」urgency来分为四象限。这个有空叔叔再教吧。今次说的是call for action,说穿了,就是安利你的套路之一。补脑以下:

某培训大师的免费分享,优秀风趣的口才+满大街都懂的商业理论把你听得热血沸腾,这时候大师跟你说:想成为朕不是梦,马上扫一扫这个「遇见最好的自己人生学堂」课程,每天只花十元就可以改变你的一生了! ! O!太感动了,大师真神人也!才十块就可以改变我的人生了!

See? Call for action。在你做了很多背景准备后,最后还是要行动的。要落地,要有实际的动作。这次投稿的同学仔给我的感觉就是欠了个有力的call for action,邮件中铺设了很多,但最后只是无力地looking forward to your reply。这是一个很普通的跟进项目的邮件,大家学习的著眼点该在最后的那段,然后就是英文的用法。以下是原文:

Hi Ben叔,您好! 

我是I,来自深圳。最近我们公司有关注门徒俱乐部,虽然关注的时间不是很长,但是您所分享的22“BE”我都有认真拜读!真的让我受益匪浅,不蛮您说,您的邮件知识已经当作我们的教材在使用,非常的有帮助。 

听说有什么问题可以向您投稿,这边还真有一个客户走进了死胡同,无法找到出口,这边与您分享一下,如果有好的建议,将不胜感激。

这是一个来自阿根廷的客户,从2014年开始联系,期间一直没有很多往来,一直都是我们这边主动发报价或者推新产品,但是客户一直都是处于沉默阶段。 

但是今年七月,客户这边主动联系说有一个大项目(大项目是指联合当地的一些大的经销商一起进口,采购量大从而降低成本,以更有优势的价格在当地进行销售),需要我们报价,报价后客户没有对价格有疑问,基于产品的质量(因为客户的主销产品品牌已经在卖我司产品)客户应该挺满意我们的价格。但是大项目要和当地经销商进行协商,综合考虑,可能没有这么快,我们也能够理解。 

在差不多四个礼拜前,客户有表示说他自己公司有一个小订单,刚好借此机会也可以看看我们的产品质量,磨合一下为后期合作打好基础,但是自从那时联系后,客户说要时间考虑一下。在聊天期间,客户有表示他希望 OA付款,但是我们公司只能接受TT预付款,之后客户也没有很抗拒的意思。 

从最后一次联系到现在差不多三四个礼拜的样子,期间我们有Skype联系,电话联系,邮件尝试与客户取得联系,但是一直徒劳,没有回复,所以,昨天写了下面这份邮件过去,想请Ben叔帮忙看看是否有何错误之处要修改,或者有无更好的跟进方法? 

Hello C, 

How are you today? :)

Since May, 2014, we began to contact, it is almost 3 years until now. yes? And? 

In the beginning two years, there is no big improvement between us. (啊?怪我啰?这真是个E的问题了,同上句,我明白你想说什么,但读起来不一定让人舒服,好像我欠了你什么似的。换个位想想,要是你收到这样的供应商来信,第一感觉会是:你说这些干嘛?会觉得他是来讨债的吗?)

But it really made us very happy that you contacted us voluntarily about your "big purchase plan" in this July. (你想说感谢客户跟你聊他的大项目,这可以。但made us happy的表达格局不高,只能作为业务小妹个人的感觉。再说,这个voluntarily不是这样用的。你可以voluntarily去捐血,去做支教,但你不会voluntarily去拜访客户。商业用途不太适合。) 

We have discussed about the models, prices, payment and shipment terms, even about the formal order, among the past six months. (回顾一下过去半年我们一起做了什么,很好。但欠了一个logic,把你整个电邮的步处串起来。读者看得很零散,感觉到你一直来铺排,却说来说去没有一句中要害。) 

However, it seems that we have reached an impasse once again. (impasse。。。很深,说真的叔叔要查字典才能确定。我不知道你的老外看见你把这个形容为「死局」他会有什么感想。他可能会暗笑:中国人急了,也可能会想:你才是个死局我们项目好好的。Anyway,不太赞成说得那么严重)As there is no more news from you for a long time . 

We can understand that you need more time to project your big plan, that's why we suggested to begin with trial order, which is just as we talked last time. I think, it is also a very good chance for both of us to found a good cooperation foundation.(全文最有建设性的一段。建议一个试单是一件很好的事,不过看背景说好像是老外自己提意的?这段可以多发挥,毕竟这个试单是一个很好的action plan。) 

So we sincerely hope you can tell us your turely comments (又sinceretruely。。)and worries about our company, in order to get further development.

Your kindly response to us would be highly appreciated!

Thanks and best regards,

I

究竟如何写好一封类似的邮件呢?

Hi,

How are you? (最基本的礼貌是要有的)

I am writing to follow up our discussion dated XXX. (跟我之前的邮件一样,我选择单刀直入。你要是自觉「跟进客户」是你的份内事,那你有什么不好意思的呢?读起来的感觉相信会比原文那种铺排会好。)

Further to our last conversation, we agreed that (又是那一招,we agreed就是故意多说一些大家一起同意了的事。此术在之前的篇幅说过了)trial order is a great way to start with. May I know the status of the project?

We've been knowing each other for some years and I hope the trial order could bring in an opportunity for us to start working on something. (这句把原文同学仔的鸭梨山大开场白变成双方过去的战斗友谊!!) We understand that you need more time to project your big plan, and that's why we suggested to begin with a trial order.

I'd like to know what is the blocking factor and see what we can do to make things happen. May we schedule a conf. call by this Thu. 11am your time? You are welcome to bring in the related personnel to the call so that I could answer any of their concerns personally during the call.

(最后这是重点,我们叫这做「call for action」。尽可能在电邮上写出个实际的下一步计划。不要就一句looking forward to hear from you。用一个正常人的思维:你收到一个email,有人跟你说他本星期四11点来找你,你会怎样?你会回复:好吧那就聊一聊,OR不行那天我比较忙再约。不管那样,作为一个有点教养的人,你还是会回一下的。就算他真的不回,你星期四11点打过去也就不是没有根据了。到时你大条道理说「Ah?we have scheduled a conf. call by this time slot but if you busy we could call in 1 hour later.」了。效果怎样?作为采购我被迫着分点时间给你聊一聊,因为我觉得不好意思我自己没看清时间。这是一个「先礼后兵」的君子所为。)

( 啊,还有一招。you are welcome to bring in the concerned personnel,越多越好!我一直都建议要尽量多认识客户内部的人员,因为他们全都是在这个采购过程中有不同的影响力。要是你不想就死在一个小采购的手中,那就赶紧多在客户公司交朋友吧!)

Thank you very much.

Regards,

Ben

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