又到了毕业生进入社会的六七月份，作为一名选择进入外贸行业的新人来说，即使选好了未来的工作方向，也还有很多不必要踩的“坑”要先了解清楚。我的朋友小麦本科学的是英语专业，二学历辅修日语，她凭借优秀的语言能力，外加面试前的努力顺利进入了一家外贸公司，但是进去没多久，她就来向我大吐苦水。先是excel用不熟练，作为一名英语专业的学生，知道“Ctrl”＋“F”是搜索功能的快捷键已经是很了不起的事情了，但是贸易工作对excel的运用要求更高，她大学里学的电脑知识也不够，只能下班以后继续学习。要补课的也不仅仅是电脑知识，工作中面对的大量外贸术语，她有时候也反应不过来，面试前背诵的FOB、CIF、CFR、EXW是远远不够用的，眼花缭乱的专业术语更是加长了她的工作时间。这些问题，恐怕也是外贸新人所面临的共同问题：基本功不扎实。在我们摩拳擦掌想要在公司中做出一番成绩时，基本功往往成了拦路虎，让即将到手的客户白白飞走。
所以，在开发客户之前，夯实基础是非常重要的。那么基本功包括哪些方面呢？
1. 了解公司及产品
对于雇佣自己的公司，它的历史、规模、产品、所在的行业、客户市场等都应该是我们在跑业务之前就熟记于心的事情。在和客户沟通的时候，这些基本的产品知识就可以让对方更加了解我们的公司，这样交易完成的概率就会大一点。
2. 制作单据
这就是小麦在运用excel时犯难的地方，虽然说每个公司一般都会有关于单据的模板，但是制作单据也并不是多么简单的事情。excel制作的难点在于，界面的呈现并不能从电脑端直接看出来，所以很有可能字体小了、页边距宽了，导致打印出来的东西乱七八糟。
在“页面布局”这一栏有一个“打印”的选项，点进去以后可以预览一下打印以后的界面，避免再做一遍。此外，做单据的时候，重要的信息一定要保持一致，不能乱改。比如公司的抬头和收款信息，在制作时需要检查一下，付款方式不同的话也要分开给信息，这样会让客户认为我们是一家靠谱、正规的公司，否则客户在下定金时也会有疑心。
3. 正确发邮件
发邮件是我们和客户交流的第一步，因此也是我们给对方的第一印象。首先要注意的是，发邮件时不要套用模板，每个公司的模板大同小异，如果想要脱颖而出，还是需要自己做出一份比较有个人风格的邮件，当然，在有风格的基础上基本的信息也不能少。
写邮件时的一些基本格式也是需要注意的，在使用外语交流时的词语拼错最好不要犯，这样会让对方感觉到公司的不专业，态度也不端正。但是这也并不需要我们多么吹毛求疵，每一句语法都地道完美，只要基本上能够让对方了解自己想要传达的意思即可。
在发邮件时，主题简洁明了会让人的阅读体验更加良好。外贸公司的邮箱里都躺着百来十封邮件，如果不想被当成垃圾邮件处理掉的话，在主题上写好类似于订单号之类的信息，会让彼此的沟通更加方便。如果是开发客户的话，建议不要在主题上写得太书面化，简单直接才是王道，毕竟对面并不是语言老师。
还有最后一点就是，不要怕省事而群发邮件，被当成垃圾邮件不是最可怕的，被客户的服务器拉黑的话，以后就算是单独发邮件，也于事无补啦。
